4 Verslag niet uitvoerend-bestuurders

De NUB’s oefenen – naast hun bestuurstaken – het intern toezicht uit. Dit toezicht richt zich conform artikel 104 van de Pensioenwet onder meer op: 

• de uitvoering van het beleid door de uitvoerende bestuursleden; 
• de algemene gang van zaken van Oak Pensioen ; 
• een adequate risicobeheersing;  
• evenwichtige belangenafweging door het bestuur; en 
• de financiële informatieverschaffing.   

Daarnaast benoemen de niet-uitvoerend bestuursleden de uitvoerend bestuurders en stellen zij de beloning van de uitvoerend bestuurders vast.  

De UB’s leggen verantwoording af aan de NUB’s over de uitvoering van het vastgestelde beleid en andere werkzaamheden door of namens Oak Pensioen. De NUB’s houden toezicht – met name in portefeuille-overleggen – op het functioneren van de UB’s. Zij doen dit per portefeuille, onder andere aan de hand van de jaarplannen en voortgangsrapportages van de UB’s over de uitvoering hiervan. In de jaarplannen staan de activiteiten van Oak Pensioen in enig jaar; zij vormen de basis voor de toezichthoudende rol van de NUB’s.  

De NUB’s stellen zelf ook jaarlijks een toezichtplan op waarin staat op welke thema’s zij gedurende het jaar toezicht willen houden. Deze thema’s komen voort uit het meerjarenbeleidsplan van Oak Pensioen, de jaarplannen per portefeuille maar ook bijvoorbeeld de toezichtthema’s van DNB. De bevindingen en opvolgingen worden periodiek besproken in de NUB-bijeenkomsten op basis van voortgangsrapportages van de NUB-portefeuillehouders. 

Daarnaast staan de NUB’s de UB’s met raad ter zijde. Dit kan zijn bij de beleidsvoorbereiding – of op een ander moment in het proces, en kan o.a. reflecterend van aard zijn. Om de toezichthoudende rol uit te voeren hebben NUB’s toegang tot alle informatie die daarvoor benodigd is. 

De aandachtsgebieden van de onafhankelijke AC zijn risicobeheersing, het beleggingsbeleid en de financiële informatieverschaffing door Oak Pensioen. De AC adviseert en ondersteunt de NUB’s bij hun toezichttaak. In dat kader kan zij: 

• desgewenst overleggen met de UB’s en het verantwoordingsorgaan; 
• zelf onderzoek doen in het kader van haar faciliterend toezicht of in opdracht van de NUB’s; 
• de NUB’s gevraagd en ongevraagd adviseren; en 
• toegang verkrijgen tot alle informatie die nodig is voor uitoefening van haar taken.

Het intern toezicht neemt bij de uitvoering van zijn taak te allen tijde de Code Pensioenfondsen 2018 in acht (norm 47). De Code kent 65 normen ingedeeld naar acht thema’s:  

• vertrouwen waarmaken;  
• verantwoordelijkheid nemen; 
• integer handelen;  
• kwaliteit nastreven;  
• zorgvuldig benoemen;  
• gepast belonen; 
• toezicht houden en inspraak waarborgen; en  
• transparantie bevorderen.  

Voor het intern toezicht zijn de normen 28, 46, 47 en 48 van toepassing.

Het intern toezicht heeft vastgesteld dat het bestuur de normen zoals opgenomen in de Code Pensioenfondsen heeft nageleefd. Waar wordt afgeweken van de Code is dit toegelicht, zie paragraaf 2.3.6 van het jaarverslag. De Code Pensioenfondsen is per 2024 geactualiseerd naar de toekomst toe. Deze actualisering ziet specifiek op de drie onderwerpen: ‘centraal stellen van de belanghebbenden’, ‘duurzaamheid’ en ‘diversiteit en inclusie’. 

De NUB’s en UB’s werken in een portefeuille-overlegstructuur, waarbij voor iedere portefeuille met een jaarplan wordt gewerkt. Binnen deze portefeuilles wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen de taken van de UB’s en de NUB’s. tijdens de portefeuille overleggen is nadrukkelijk tijd gereserveerd voor het interne toezicht. Tijdens de overleggen tussen de NUB’s en de leden van de auditcommissie worden de bevindingen, opvolging en rapportages periodiek besproken. De invulling van de portefeuilles voor de NUB’s was in 2023 als volgt: 

De auditcommissie bestaat uit de heren Kirchner (voorzitter) en Van der Aa en mevrouw Matelski. De heer Kirchner ondersteunt het toezicht op de gebieden Financiële opzet en Governance en Compliance. Mevrouw Matelski heeft speciale deskundigheid op het gebied van vermogensbeheer en de heer Van der Aa op het gebied van risicobeheer. 

Voor elk portefeuille overleg is er overleg tussen de NUB’s op de portefeuille en het betrokken lid van de auditcommissie. De leden van de auditcommissie wonen daarnaast ten minste een maal per jaar een portefeuille-overleg bij. Niet-uitvoerend bestuursleden en de leden van de auditcommissie overleggen bovendien vier maal per jaar over onder meer het toezichtplan, de bevindingen en meer algemene toezichtthema’s. 

De niet-uitvoerende bestuursleden leggen aan het verantwoordingsorgaan verantwoording af over het interne toezicht. Dit gebeurt gedurende het jaar in overleggen tussen (niet-uitvoerende) bestuursleden en de leden van het verantwoordingsorgaan. De niet-uitvoerende bestuursleden lichten daarin de actuele thema’s toe. Daarnaast wordt verantwoording afgelegd door middel van dit toezichtverslag.

In 2023  hebben de NUB’s (en AC) onder meer vergaderd over de volgende onderwerpen: 

• de bestuurlijke continuïteit
• het toezichtverslag over 2022; 
• het toezichtplan voor 2023; 
• de besluitvorming in het Wtp traject door het voltallige bestuur
• de rol van het NUB (niet uitvoerend bestuur) in het Wtp traject
• de voortgangsrapportages toezicht NUB’s per portefeuille; 
• de voordracht van de heer de Geus als uitvoerend bestuurder;
• beloning van de uitvoerend bestuurders;  

De NUB’s hebben in 2023 in de verschillende portefeuille overleggen toezicht gehouden op de uitvoering van de jaarplannen. Er is in 2023 wederom veel werk verzet door het bestuur en in het bijzonder door de uitvoerend bestuurders. Het NUB waardeert de inzet van het uitvoerend bestuur in dit enorm drukke jaar. Het Wtp traject en het oprichten van een eigen bestuursbureau waren trajecten naast het uitvoeren van de reguliere jaarplannen. Het oordeel van de NUB’s over de  algemene onderwerpen van toezicht is positief. De algemene onderwerpen betreffen: de uitvoering van het beleid door de UB’s; de algemene gang van zaken van Oak Pensioen; een adequate risicobeheersing en evenwichtige belangenafweging door het bestuur. De aanbevelingen uit het toezichtverslag over 2022 zijn waar van toepassing opgevolgd of in gang gezet. Het oordeel over de specifieke toezicht thema’s van 2023 komt hierna aan de orde. 

Oak Pensioen heeft in het meerjarenbeleidsplan 2022-2025 de ambitie uitgesproken de uitvoeringskosten te beheersen door te blijven werken aan het vereenvoudigen en automatiseren van de uitvoering, het maken van scherpe keuzes en het actief blijven inzetten op verdere consolidatie. Van belang is dat de kwaliteit van de uitvoering en het niveau van dienstverlening in de afwegingen worden meegenomen.Per 2024 zal bij de begroting worden gewerkt vanuit een taakstellend budget vanuit het (meerjaren)beleidsplan. Zo kan meer worden gestuurd op prioritering van werkzaamheden en de bijbehorende kosten en capaciteit. Dit vergroot het inzicht in de relatie tussen acties en budget. 

Het NUB is als onderdeel van het bestuur betrokken bij de strategische besluitvorming. Het Wtp-dossier en dus het invaren naar de nieuwe regeling, is gekwalificeerd als strategische besluitvorming.

Zowel besluitvorming als implementatie zijn veelomvattende trajecten die de nodige risico’s in zich bergen. Om een zorgvuldig proces te borgen is een plan van aanpak opgesteld dat meerdere jaren beslaat.

Het bestuur heeft een normenkader vastgesteld op basis waarvan zij gedurende het gehele traject tot het uiteindelijke bestuursbesluit de evenwichtigheid toetst en onderbouwt. Wij hebben ook beoordeeld of en hoe het bestuur een tijdig en zorgvuldig besluitvormingsproces heeft ingericht. Het NUB is van mening dat het bestuur de besluiten onderbouwt en zorgt voor bijbehorende vastlegging. Ook zien de NUB’s dat het bestuurlijke proces de governance zodanig heeft ingericht dat alle gremia tijdig zijn meegenomen en de ruimte die nodig is, krijgen.

De NUB’s zijn verheugd te zien dat het bestuur de voorbereidingen goed en tijdig oppakt met aandacht voor het krappe tijdschema bij sociale partners en de ontwikkelingen in de Eerste Kamer. Het NUB ziet dat structureel overleg met de kritische uitbestedingspartijen met het oog op het verantwoord behalen van de planning plaatsvindt. 

In het kader van de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel dient voldoende aandacht te worden besteed aan de vraag of er, naast het op orde brengen van de huidige datakwaliteit, voldoende kennis, aandacht, actie en prioriteit is om bij de belangrijke uitvoerders de datakwaliteit op orde te krijgen. Dit ziet niet alleen op de administrateur, maar ook op vermogensbeheerders, custodian en adviseurs. 

Er is een intensieve planning die wordt gevolgd. Het bestuur heeft de beleidsuitspraken behorend bij fase 1, 2 en 3 van het kader datakwaliteit gedaan. Afronding van het project loopt uit de planning. Het NUB ziet dat het bestuur in samenspraak met de sleutelfunctiehouders dicht op de uitvoerder zit. Vanuit Oak Pensioen wordt daarmee optimale inspanning gepleegd om het besluit over de datakwaliteit tijdig te nemen en garanties te verkrijgen voor de get clean-activiteiten. 

In 2021 is een nieuw meerjarenbeleidsplan opgesteld. De jaarplannen voor 2023 zijn hierop gebaseerd. In het meerjarenbeleidsplan zijn de ambities samenbinding door strategisch relatiemanagement en bouwen aan partnership opgenomen. Dit mede om een goede relatie met de huidige en eventuele toekomstige sectoren te onderhouden. Daarbij is het van belang om voldoende concrete (jaar)plannen en doelstellingen op te stellen en deze ook na te leven. De NUB’s hebben in hun toezicht vooral gelet op de uitvoering van de plannen, het behalen van doelstellingen en bewaken van tijdspaden of er voldoende ruimte is voor betrokken partijen en fondsorganen. Het NUB onderschrijft de gekozen prioritering in relatie tot de Wtp en de reguliere activiteiten.

Het bestuur heeft in 2022 besloten in 2023 een eigen bestuursbureau in te richten. Eind Q2 moet het bestuursbureau volledig operationeel zijn.

Stap voor stap is de noodzakelijke inrichting van het bestuursbureau tot stand gekomen. Hierbij zijn vanuit een as-is situatie als startpunt pragmatische keuzes bij de verdere invulling gemaakt. Het NUB constateert dat het bestuursbureau al een goede rol vervult binnen Oak Pensioen. Het bestuursbureau wordt als een belangrijke schakel ervaren in de ingrijpende (WTP)- processen en besluitvorming die Oak Pensioen onderhanden heeft. 

In 2022 is een start gemaakt met een evaluatie van de governance van het vermogensbeheer. Een en ander moet leiden tot een heldere inrichting van de rollen, taken en verantwoordelijkheden en zo mogelijk een betere efficiëntie en effectiviteit.

Er is een gedegen proces gevolgd m.b.t. de evaluatie door onder andere meerdere gesprekken met de NUB’s VB hierover. De evaluatie van de governance heeft geresulteerd in een advies voor een herziene inrichting van het vermogensbeheer, namelijk naar volledig fiduciair. Na verder onderzoek is er een advies geformuleerd naar het bestuur om dit volledig onder te brengen bij Blackrock. Maart: Er worden stappen gezet voor verdere implementatie.

Het bestuur streeft naar een juiste, volledige en tijdige deelnemersadministratie door TKP die voldoet aan wet- en regelgeving. TKP voert ook het handhavingsbeleid uit. De UB monitort de uitvoering.

Het NUB wordt voor zover relevant en rekening houdend met het uitvoeringsmandaat tijdig op de hoogte wordt gebracht van ontwikkelingen in wet- en regelgeving. De NUB’s zijn verheugd dat de reguliere uitvoering, ondanks de Wtp-inspanningen, goed blijft lopen. 

Oak Pensioen heeft eind 2022 het meerjarig communicatiebeleidsplan vastgesteld. Hierin wordt expliciet aandacht gevraagd voor laaggeletterden en niet-digitaal vaardige deelnemers. Lukt het om de communicatiedoelen waar te maken? Het NUB vindt het alternatief ingestoken webinar een goed voorbeeld van verandervermogen als blijkt dat het niet goed aansluit bij de doelgroep.