5 Verslag verantwoordingsorgaan

Het verantwoordingsorgaan bestaat sinds 1 juli 2022 uit 9 leden. 2023 was dan ook het eerste volledige jaar in deze nieuwe samenstelling.

Het verantwoordingsorgaan geeft een oordeel over het door het bestuur uitgevoerde beleid en de beleidskeuzes van het bestuur voor de toekomst. Tevens geeft het verantwoordingsorgaan een oordeel over het handelen van het bestuur aan de hand van het jaarverslag, de jaarrekening en andere informatie, waaronder de bevindingen van het intern toezicht.

Het achter ons liggende jaar stond in het teken van het Wtp-traject om te komen tot een voorgenomen invaarbesluit en de start van het nieuwe bestuursbureau. Het Wtp traject was en is een tijdsintensief traject voor alle organen van het fonds en de stakeholders. 

Het verantwoordingsorgaan blikt met een positief gevoel terug op 2023. Dit jaar is het eerste volledige jaar in deze samenstelling. De onderlinge dynamiek en samenwerking verloopt goed. Ook de interactie en dialoog met het bestuur ervaren wij als positief. Onze samenwerking wordt bevorderd door deze open relatie. Ook de aanwezigheid van de bestuursleden in onze gezamenlijke vergaderingen heeft hierop een positief effect. Daarnaast helpt de open manier van communiceren.

Sinds de start van het eigen bestuursbureau is ook onze ondersteuning gewijzigd. De korte lijnen met en de invulling van de ondersteuning door de medewerkers van het bestuursbureau helpt ons om nog beter in onze rol te komen. Het toelichten van de achtergrond van (te verwachten) informatie en wanneer informatie geleverd wordt, heeft een positief effect op onze voorbereiding.

Het verantwoordingsorgaan waardeert de (extra) inzet van het bestuur. Het bestuurlijke traject naast de inrichting van het eigen bestuursbureau heeft extra c.q. andere inspanningen gevraagd.

Het verantwoordingsorgaan waardeert de wijze waarop het bestuur haar gedurende het besluitvormingsproces heeft meegenomen met als doel de transitie naar de nieuwe regeling en het invaren. Het bestuur heeft het verantwoordingsorgaan vanaf de eerste stappen in 2021 meegenomen. Dit is gedaan door doorlopend inzicht te bieden in relevante stukken. Het verantwoordingsorgaan heeft op 13 juni 2023 een tussentijdse toelichting van het bestuur ontvangen van het besluitvormingsproces tot dat moment. Op 22 september 2023 en 16 november 2023 heeft het verantwoordingsorgaan een nadere toelichting gekregen op risicohouding, invaren en compensatie. De gelaagde informatieverstrekking vindt het verantwoordingsorgaan een prettige manier van werken.

Het verantwoordingsorgaan vindt dat het bestuur ook in 2023 op verantwoorde en evenwichtige wijze de belangen van alle genoemde groepen in haar besluitvorming heeft meegewogen. Wij hebben de bestuurlijke besluitvorming beoordeeld aan de hand van de door ons gehanteerde criteria:

1. Good Governance
2. Evenwichtige afweging van belangen
3. Beheersing van risico’s

Het verantwoordingsorgaan blijft het belang benadrukken van goede en duidelijke communicatie. Wij geven het bestuur in overweging om ons voortijdig mee te laten lezen. Dit kan de boodschap die het fonds wil uitdragen verbeteren/versterken. Het verantwoordingsorgaan begrijpt de gemaakte keuzes in prioritering, maar blijf alert. Voorkom dat uitstel, afstel wordt. 

Als verantwoordingsorgaan vergaderen we volgens een vaste afgesproken structuur die is vastgelegd in een werkplan. Wij starten met een eigen overleg en in een aantal gevallen vindt aansluitend een overleg plaats met het bestuur. In het overleg met het bestuur is ruimte voor vragen, dialoog en bespreking van actualiteit. De voorzitters van het verantwoordingsorgaanstemmen in een vooroverleg met de voorzitters van het bestuur zoveel mogelijk de agenda af. Waar nodig en mogelijk wordt dit overleg ook gebruikt om externen uit te nodigen voor een toelichting of een presentatie. Het verantwoordingsorgaan sluit iedere vergadering af met een evaluatie.

Een afvaardiging van het verantwoordingsorgaan is vertegenwoordigd in het Breed Beraad. Dit laatste is een overlegplatform dat actuele ontwikkelingen op pensioengebied informatief deelt met de betrokken stakeholders van de sectoren Meubelindustrie, Tentoonstellingsbouw, Orgelbouw en Houthandel.

Naast het volgen van de beleidsagenda van het bestuur hebben wij zelf een aantal speerpunten.

Ook in 2023 was tijd ingeruimd voor kennisbevordering via interactieve workshops en een themabijeenkomst. Gezien de huidige timing lag de nadruk op kennisbevordering rondom de WTP en de rol en verantwoordelijkheden vanuit het Verantwoordingsorgaan hierbij.

• 11 vergaderingen
• 5 vergaderingen met het bestuur
• 1 vergadering met de AC
• 2 themabijeenkomsten
• 3 vergaderingen met Breed Beraad

In de VO-vergaderingen werden het gevoerde beleid van het bestuur en de keuzes die het bestuur maakte, beoordeeld en zijn de volgende adviesaanvragen voorgelegd en besproken aan de hand van het vooraf vastgesteld normenkader. De volgende adviesaanvragen zijn in 2023 aan de orde geweest:

In het oordeel van 2022 zijn de volgende aanbevelingen gegeven:

• hoogte van de opslag voor de kostenvoorziening in de TV reeds in 2023 te heroverwegen.
• scherp zicht te houden in het kader van datakwaliteit op de afronding van de overgang van Centric naar TKP
• extra te communiceren over de WTP en de gevolgen voor de deelnemers en de keuzes die daarbij gemaakt moeten worden per leeftijdscohort en categorie.

• het verantwoordingsorgaan actiever mee te nemen wanneer er sterke fluctuaties in het vermogen zijn zodat zij zich eerder een duidelijk beeld kan vormen over de ontwikkelingen binnen het vermogen van het Pensioenfonds en de mate waarin daarbij een evenwichtige belangenafweging door het bestuur is gemaakt
• een nog betere dossieropbouw waarbij de overwegingen bij de diverse beleidsvarianten, de gehanteerde doelstellingen en uitgangspunten expliciet worden gemaakt.

Het verantwoordingsorgaan stelt vast dat het bestuur het verantwoordingsorgaan proactief meeneemt en informeert. Het verantwoordingsorgaan wordt op gezette momenten bijgepraat door (een delegatie van) het bestuur, het bestuur is bereid tot het extra aansluiten bij het verantwoordingsorgaan voor het delen van aanvullende inzichten. Het iteratieve proces in het Wtp traject is daar dan ook een mooi voorbeeld van. 

• Neem het verantwoordingsorgaan voortijdig mee bij het opstellen van de communicatie. Goede en duidelijke communicatie vinden zowel wij als jullie als bestuur van belang. 
  

Het verantwoordingsorgaan waardeert de transparante houding van het bestuur en ervaart de huidige samenwerking als positief. Door het verantwoordingsorgaan wordt de hoop uitgesproken dat de open communicatie wordt voortgezet in 2024. Het verantwoordingsorgaan blijft graag proactief betrokken bij het hele traject rondom de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel. Net voor het schrijven van dit verslag zijn wij geïnformeerd dat de transitiedatum – in principe - met één jaar is uitgesteld. Het benoemen van de go/no go momenten was bekend. Vanuit risicomanagement heeft het bestuur het proces continue gemonitord. Wij zijn het met jullie eens dat zorgvuldigheid voor snelheid gaat. 

Het bestuur bedankt het verantwoordingsorgaan voor het positieve oordeel en het feit dat jullie het bestuurlijk handelen als positief (hebben) ervaren. Het bestuur is verheugd dat jullie met een positief gevoel terugblikken op het jaar 2023 met de dynamiek van het starten het eigen bestuursbureau en de extra gevraagde inzet vanwege het Wtp traject.

Het is prettig te horen dat jullie positief oordelen over onze constructieve samenwerking en fijne onderlinge dynamiek. Dit herkennen wij ook, zowel in de formele en informele contacten, maar lezen we ook in de reactie op adviesvragen terug. Ons voornemen is dit vast te houden en daar waar dit kan nog beter te doen. Het bestuur vindt ook dat binnen het verantwoordingsorgaan sprake is van een positieve onderlinge samenwerking en waarderen de tijd en energie die jullie in je rol steken.

De waardering voor de inzet van het eigen bestuursbureau herkennen wij. Dat jullie dit ook zo ervaren sterkt ons in deze keuze. We hebben dit toch maar samen gedaan.

Ondanks of wellicht dankzij de druk die wij in 2023 (en nog steeds) hebben ervaren over de inzet om het Wtp traject goed te bevatten en te doorleven heeft onze samenwerking geïntensiveerd door het iteratieve proces. Dit proces heeft als gevolg dat wij keuzes hebben moeten maken. Wij begrijpen jullie aanbeveling om scherp te blijven op de verschoven acties door de prioritering.

Het voorzittersoverleg levert een fijne wisselwerking op in voorbereiding op de gezamenlijke vergaderingen. Dit voorkomt verrassingen aan beide kanten.

Ten slotte willen wij alle leden van het verantwoordingsorgaan bedanken voor de inzet in 2023. Wij kijken uit naar de verdere samenwerking in 2024.