3 Organisatie en profiel

Pensioenfonds Meubel hanteert het omgekeerd gemengd bestuursmodel. In dit model bestaat een duidelijke scheiding tussen de inhoud van de pensioenregeling (vast te stellen door sociale partners), beleidsvorming door het pensioenfondsbestuur (het bestuur), de uitvoering van het beleid (door de uitvoerend bestuursleden) en het intern toezicht waarin de pariteit is vertegenwoordigd (door de niet-uitvoerend bestuursleden). Het niet-uitvoerend bestuur wordt in de interne toezichtstaken ondersteund door een onafhankelijke auditcommissie. In het verantwoordingsorgaan is de verantwoording en medezeggenschap ondergebracht.

Sociale partners bepalen de inhoud van de pensioenovereenkomst (voorheen: de pensioentoezegging). Zij dragen ook de niet-uitvoerend bestuursleden voor, met uitzondering van de onafhankelijk voorzitter en het bestuurslid namens pensioengerechtigden.

De betrokken sociale partners (werkgevers en werknemers) zijn: 

• Koninklijke CBM (Meubelindustrie en interieurbouw);
• CLC Vecta (Tentoonstellingsbouw);
• VON (Vereniging Orgelmakers Nederland);
• Koninklijke VVNH (Vereniging van Nederlandse Houtondernemingen);
• FNV;
• CNV Vakmensen.

Pensioenfonds Meubel kent twee onafhankelijke uitvoerend bestuurders en zeven niet-uitvoerend bestuurders, waaronder de voorzitter. De onafhankelijke uitvoerend bestuurders en de voorzitter zijn onafhankelijke ervaren professionals, dat wil zeggen dat zij niet verbonden zijn met de voordragende organisaties. Vijf niet-uitvoerend bestuurders worden voorgedragen door de werkgevers- en werknemersorganisaties en één niet-uitvoerend bestuurder wordt voorgedragen door de leden van het verantwoordingsorgaan die de pensioengerechtigden vertegenwoordigen. De voorzitter is een niet-uitvoerend bestuurder en is onafhankelijk.

De heer L.C.M. Leisink is per 1 juli 2022 herbenoemd. 

Het bestuur heeft mevrouw D. Gunaydin per 1 januari 2022 na toetsing door DNB benoemd als niet-uitvoerend bestuurslid namens werkgevers met de portefeuille pensioenregeling en communicatie. Per 18 januari 2022 is de heer M. Pet benoemd na toetsing door DNB als niet-uitvoerend bestuurslid namens werknemers met de portefeuilles risicobeheer en financiële opzet.

Het bestuur heeft in de statuten vastgelegd langs welke procedure bestuursleden worden benoemd, geschorst of ontslagen. 

Bestuursleden worden voor vier jaar benoemd. Benoeming vindt plaats op basis van het voor het desbetreffende bestuurslid geldende functieprofiel en na goedkeuring door DNB. Bij de voordracht en/of de benoeming zijn diversiteit in de samenstelling naar leeftijd en geslacht en complementariteit in geschiktheid belangrijke uitgangspunten. Geschiktheid gaat daarbij voor diversiteit.

De vertegenwoordigers van de werkgevers- en werknemersleden worden voorgedragen door de werkgevers- en werknemersorganisaties en benoemd door het bestuur. De vertegenwoordiger namens de pensioengerechtigden wordt door het bestuur benoemd op voordracht van de vertegenwoordigers van de pensioengerechtigden in het verantwoordingsorgaan. De onafhankelijk voorzitter wordt benoemd en ontslagen door de niet-uitvoerend bestuursleden. De onafhankelijk voorzitter is geen vertegenwoordiger van de belanghebbenden bij het fonds.

De uitvoerend bestuursleden worden benoemd door de niet-uitvoerend bestuursleden. Een uitvoerend bestuurslid kan worden ontslagen door de niet-uitvoerend bestuursleden, na het horen van het desbetreffende lid en het tweede uitvoerend bestuurslid.

Alle bestuursleden hebben een stem, met dien verstande dat de aanwezige werkgeversbestuursleden gezamenlijk evenveel stemmen uitbrengen als de aanwezige werknemersbestuursleden  gezamenlijk uitbrengen.

Het bestuur stelt zich bij het uitoefenen van haar taak onafhankelijk op en zorgt dat het fonds uitsluitend handelt ten behoeve van al haar belanghebbenden. Het bestuur inventariseert daartoe jaarlijks de (neven)functies van de bestuursleden. Hierover wordt gerapporteerd in dit jaarverslag. De taken en bevoegdheden van het bestuur zijn bepaald in de statuten en het bestuursreglement van het fonds.

Het bestuur heeft in 2022 13 keer vergaderd inclusief drie thema- en opleidingsdagen die gewijd waren aan diverse onderwerpen. Sinds april 2022 vergadert het bestuur weer fysiek, al worden voor kortere vergaderingen ook digitale hulpmiddelen gebruikt.

Daarnaast kwam het bestuur in wisselende samenstellingen in operationele, portefeuille en werkgroepoverleggen bijeen en vond er telefonisch overleg plaats door middel van conference calls. Ook waren er door het jaar heen talrijke informele contactmomenten.

In 2022 hebben vijf bijeenkomsten met het verantwoordingsorgaan plaatsgevonden.

Het DB-overleg bestaande uit de onafhankelijke voorzitter en de uitvoerende bestuurders is verantwoordelijk voor procesbewaking, regievoering en coördinatie.

Een aantal uitvoeringsdossiers betreffen het pensioenfonds in het algemeen of zijn in ieder geval portefeuille overstijgend. In het UB-overleg stemmen de uitvoerende bestuurders hierover af.

De onafhankelijke auditcommissie fungeert als sparringpartner van de niet-uitvoerend bestuurders op in ieder geval drie expertisegebieden: risicobeheersing, beleggingsbeleid en financiële informatieverschaffing. Om haar functie op een goede manier te kunnen uitoefenen heeft de auditcommissie meerdere bevoegdheden: 

• Zelf onderzoek doen in het kader van haar faciliterend toezicht of in opdracht van de niet-uitvoerend bestuurders;
• De niet-uitvoerend bestuurders gevraagd en ongevraagd adviseren;
• Toegang tot alle informatie die nodig is voor uitoefening van haar taken; en
• Het jaarlijks opstellen van een auditplan met voor het toezicht relevante thema’s.

De auditcommissie bestaat per 31 december 2022 uit drie onafhankelijke externe deskundigen:

• De heer drs. H.L. Kirchner, voorzitter
• Mevrouw J. Matelski en
• De heer R.M. van der Aa

Het lidmaatschap van de auditcommissie eindigt na maximaal vier jaar. Herbenoeming is maximaal twee keer mogelijk voor telkens vier jaar. 

De auditcommissie kwam in 2022 vier keer digitaal bijeen met de niet-uitvoerend bestuursleden. Daarnaast stemde de auditcommissie onderling af via e-mail en telefonisch.

Het bestuur heeft de inrichting (onder meer samenstelling en stemverhouding), de taken en de bevoegdheden van het verantwoordingsorgaan vastgelegd in de statuten van het fonds. Het bestuur heeft een reglement voor het verantwoordingsorgaan opgesteld en gepubliceerd op de website van het fonds.

Zoals hierboven al aangegeven is in juli 2022 een wijziging plaatsgevonden in de zittingsduur en samenstelling van het verantwoordingsorgaan. Het aantal maximale zittingstermijnen voor een VO lid is beperkt tot maximaal een periode van 12 aaneengesloten jaren (maximaal 2 herbenoemingen). De grootte is teruggebracht van vijftien leden naar negen leden. Binnen het VO hebben diverse wisselingen plaatsgevonden. 

Diverse documenten zijn hierop aangepast, waaronder het reglement van het verantwoordingsorgaan. Tevens is een werkwijze en werkplan voor 2023 opgesteld. 

Voor de verkiezingen van de pensioengerechtigden in het verantwoordingsorgaan is een verkiezingsreglement opgesteld.

De belangrijkste taak van het verantwoordingsorgaan is het geven van een oordeel over het handelen van het bestuur ten aanzien van het beleid, het toekomstige beleid en de wijze waarop het is uitgevoerd. Het verantwoordingorgaan geeft jaarlijks schriftelijk zijn oordeel. Het verantwoordingsorgaan baseert zijn oordeel op het jaarverslag van het fonds, de jaarrekening en overige informatie. Het oordeel van het verantwoordingsorgaan tezamen met de schriftelijke reactie van het bestuur is onderdeel van de jaarverslagcyclus.

Daarnaast heeft het verantwoordingsorgaan verschillende adviestaken. Het bestuur stelt het verantwoordingsorgaan in de gelegenheid advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit over:

• het beleid inzake beloningen;
• de vorm en inrichting van het intern toezicht;
• het vaststellen en wijzigen van een interne klachten- en geschillenprocedure;
• het vaststellen en wijzigen van het communicatie- en voorlichtingsbeleid;
• het wijzigen van het reglement van het verantwoordingsorgaan (bovenwettelijk);
• de jaarlijkse toeslagverlening (bovenwettelijk);
• vermindering van de verworven pensioenaanspraken en pensioenrechten (bovenwettelijk);
• gehele of gedeeltelijke overdracht van de verplichtingen van het fonds of de overname van verplichtingen door het fonds;
• liquidatie, fusie of splitsing van het fonds;
• het sluiten, wijzigen of beëindigen van een (model) uitvoeringsovereenkomst;
• de samenstelling van de feitelijke premie en de premiecomponenten; en
• het omzetten van het pensioenfonds in een andere rechtsvorm.

Het beloningsbeleid van het fonds is gebaseerd op de volgende uitgangspunten.

De vergoedingen van fondsorganen en uitbestedingsrelaties zijn in overeenstemming met de werkzaamheden, het risicoprofiel, de doelstellingen, het langetermijnbelang, de financiële stabiliteit en de prestaties van het fonds als geheel en moedigen niet aan tot het nemen van meer risico’s dan voor het fonds aanvaardbaar is. Zo wordt bijgedragen aan een deugdelijk, prudent en doeltreffend bestuur. De beloning van de leden van fondsorganen staat in redelijke verhouding tot de gedragen verantwoordelijkheid, het tijdsbeslag en de aan de functie gesteld eisen en is afgestemd op de omvang en de organisatie van het fonds. Het beloningsbeleid is passend gelet op de bedrijfstakken waarvoor het fonds de pensioenregeling uitvoert. Het fonds hanteert voor leden van de fondsorganen geen prestatie gerelateerde beloningen. Er worden geen ontslagvergoedingen verstrekt.

De vergoedingen worden bepaald aan de hand van een inschatting van het feitelijke tijdsbeslag – uitgedrukt in FTE – en de vervangingswaarde voor een middelgroot fonds op een marktconform niveau. Het bestuur heeft voor het jaar 2022 de volgende tijdsbeslagen vastgesteld:

• 0,25 FTE voor een niet-uitvoerend bestuurslid (NUB), m.u.v. de onafhankelijk voorzitter;
• 0,5 FTE voor de onafhankelijk voorzitter die tevens niet-uitvoerend bestuurslid is;
• 0,7 FTE voor het uitvoerend bestuurslid (UB) met de portefeuilles Vermogensbeheer en Financiële opzet;
• 0,7 FTE voor het uitvoerend bestuurslid (UB) met de portefeuilles Pensioenregeling & communicatie en Risicobeheer.

De vervangingswaarde 2022 is vastgesteld op € 144.260,- bij 1 FTE en geldt voor alle bestuurders.

Van uitvoerend bestuurders en de onafhankelijk voorzitter verlangt pensioenfonds Meubel een expertniveau op onderdelen. Zij ontvangen daarom tevens een experttoeslag van € 11.014,- (op voltijdbasis). De beloningen (vervangingswaarde en experttoeslag) worden jaarlijks geïndexeerd op basis van de CBS cao-loonindex Nederland. Alle bestuurders hebben recht op een kilometervergoeding van € 0,28. Het pensioenfonds betaalt geen andere emolumenten aan de bestuursleden. Kosten voor pensioenopbouw, kantoorkosten e.d. dienen zij uit de bestuursvergoeding te betalen. Daarnaast is in het beloningsbeleid opgenomen dat het bestuur een vergoeding kan toekennen voor tijdelijke extra werkzaamheden, zoals het deelnemen aan een werkgroep.

De bestuursleden hebben in 2022 in totaal € 481.321 aan reguliere vergoedingen ontvangen (2021: € 499.616) exclusief reis- en verblijfkosten. De reguliere vergoedingen bestuur zijn in 2022 lager dan in 2021 doordat eind 2021 nieuwe bestuursleden zijn gestart om de werkzaamheden over te nemen van de vertrekkende bestuursleden per 2022. Daardoor zijn er aan meer bestuursleden vergoedingen verstrekt dan in 2022. Een aantal bestuursleden hebben naast de reguliere vergoeding een extra vergoeding gehad voor aanvullende werkzaamheden voor de projecten in 2022 (Wet Toekomst Pensioen en opstarten eigen bestuursbureau). Hiervoor is in totaal een vergoeding van € 29.281 ontvangen in 2022 (2021: € 42.234).

Leden van de auditcommissie ontvangen per 1 januari 2021 een vaste jaarlijkse beloning van € 9.400,- per lid. De beloning van de voorzitter van de auditcommissie bedraagt  €11.280. De leden van de auditcommissie hebben in 2022 in totaal € 30.080 aan vergoedingen ontvangen exclusief reis- en verblijfkosten (2021: € 31.659).

Het beloningsbeleid is met ingang van 1 juli 2022 gewijzigd door de invoering van een vaste beloning voor het verantwoordingsorgaan. Het verantwoordingsorgaan heeft over deze wijziging positief geadviseerd.

De Compliance Officer heeft over boekjaar 2022 per kwartaal de naleving van de Gedragscode door Verbonden Personen en de Insiderregeling beoordeeld en daarover gerapporteerd aan het bestuur. Begin 2022 heeft de Compliance Officer geconstateerd dat inbreuk was gemaakt op de vertrouwelijkheidsbepaling zoals opgenomen in de Gedragscode. Naar aanleiding daarvan zijn door het bestuur van het pensioenfonds gepaste maatregelen genomen en zal tijdens de geplande awareness sessies aandacht aan dit onderwerp worden besteed. Verder heeft de Compliance Officer geen materiële bevindingen geconstateerd.

Het proces van meldingen van uitnodigingen zoals beschreven in de Gedragscode blijkt niet geheel aan te sluiten bij de werkwijze in de praktijk. In overleg met de Compliance Officer zal de tekst van de Gedragscode op dit punt worden aangepast. Daarnaast zal een bepaling in de Gedragscode worden opgenomen over het gebruik van sociale media in relatie tot reputatierisico voor het pensioenfonds.

Op verzoek van het bestuur heeft de Compliance Officer over 2022 gemonitord hoe het beleid van het pensioenfonds inzake integriteit en compliance is nageleefd. De bevindingen zijn opgenomen in het Integriteitsrapport over 2022. Het doel van deze rapportage is ervoor te zorgen dat het beleid van het pensioenfonds actueel is en blijft. Deze monitoring draagt bij aan het in control zijn en blijven ten aanzien van integriteitsrisico’s, eventuele integriteitsrisico’s tijdig te signaleren en adequaat af te handelen. De belangrijkste conclusies uit de rapportage zijn:

• De Compliance Officer heeft geconstateerd dat het pensioenfonds een actueel beleid heeft dat regelmatig wordt aangepast aan gewijzigde wet- en regelgeving en externe ontwikkelingen. Een aantal beleidsdocumenten zal op (korte) termijn aangepast moeten worden als gevolg van wijzigingen in wet- en regelgeving (Klokkenluiderswetgeving, het inrichten van een onafhankelijke geschillencommissie voor de pensioensector).
• Interactieve workshops/awareness sessies hebben in 2022 niet plaatsgevonden, maar deze zijn voor begin 2023 ingepland. In deze sessie zal aandacht worden besteed aan de achtergrond en belang van de gedragscode, het voorkomen van (schijn van) belangenverstrengeling en het gebruik van sociale media en de impact die dit kan hebben op het pensioenfonds.
• De SIRA is voor het laatst uitgevoerd in juni 2022, waarmee de periodieke jaarlijkse herijking heeft plaatsgevonden. Naast de SIRA is een IT-risicoanalyse uitgevoerd en is ook een risicoanalyse opgesteld inzake de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel. Ten aanzien voor die laatste is het advies om, gezien de nog onderhanden zijnde wet- en regelgeving, regelmatig te controleren op nieuwe risico’s en/of scenario’s waarvoor beheersmaatregelen getroffen moeten worden.
• De naleving van het beleid en de monitoring daarvan bij partijen waaraan werkzaamheden zijn uitbesteed is goed geborgd.
• Bijzondere aandacht wordt gevraagd voor de vastlegging van compliance en integriteitsaspecten vanaf het moment dat het pensioenfonds een eigen pensioenbureau heeft. Het pensioenfonds komt dan in de rol van werkgever en dit zal impact hebben op het beleid.
• Tenslotte adviseert de Compliance Officer om in het Incidentenregister ook de meldingen aan de Toezichthouders op te nemen.