4 Verslag niet uitvoerend-bestuurders

Pensioenfonds Meubel kent een omgekeerd gemengd model met een onafhankelijke voorzitter. De niet-uitvoerende bestuurders en de uitvoerend bestuurders (UB’s) vormen samen het algemeen bestuur van het fonds. In een omgekeerd gemengd model maakt het intern toezicht integraal onderdeel uit van het algemeen bestuur van het fonds. De niet-uitvoerende bestuursleden (NUB’s) besturen én houden toezicht.
  
De NUB’s zijn dus actief betrokken bij het besturen van het pensioenfonds. Zij worden hierdoor in een vroegtijdig stadium betrokken bij het besluitvormingsproces en houden toezicht op de uitvoering van de jaarplannen van de diverse portefeuilles en bijkomende werkzaamheden door de uitvoerende bestuurders. In de jaarplannen staan de activiteiten van het fonds in enig jaar: zij vormen samen met de thema’s uit het meerjarenbeleidsplan de basis voor de toezichthoudende rol van de NUB’s. In hun toezichthoudende rol worden de NUB’s ondersteund door een onafhankelijke auditcommissie.    
  
Om de activiteiten van de NUB’s te kunnen plaatsen volgt eerst een toelichting op de taken en rollen van de NUB’s en de auditcommissie. Aansluitend komt het toezichtverslag van de NUB’s over 2022 aan de orde. In dit verslag leggen de NUB’s verantwoording af over de uitvoering van de toezichtstaken in 2022.

Pensioenfonds Meubel heeft de ambitie om de komende jaren te werken aan het beheersen van de uitvoeringskosten door te blijven inzetten op vereenvoudiging en automatisering van de uitvoering, het maken van scherpe keuzes en het actief inzetten op verdere consolidatie. De kwaliteit van de uitvoering en het niveau van dienstverlening wordt vanzelfsprekend meegenomen in deze afwegingen. In 2022 is hierbij geconcentreerd op inzicht in de kosten per onderdeel van de uitvoering. Per 2024 zal bij de begroting worden gewerkt vanuit een taakstellend budget vanuit het (meerjaren)beleidsplan. Zo kan meer worden gestuurd op prioritering van werkzaamheden en de bijbehorende kosten en capaciteit. De NUB’s worden actief betrokken bij de opzet van de nieuwe begroting.   
  
Aanbevelingen   

• Bewaak dat de nieuwe opzet van de kostenrapportage daadwerkelijk bijdraagt aan het beter inzichtelijk krijgen en beheersen van de kosten. Blijf het bewustzijn stimuleren bij portefeuillehouders dat (nieuwe) activiteiten en uitvoering van de jaarplannen op een kostenbewuste manier worden uitgevoerd en dat vooraf in de prioritering rekening wordt gehouden met de kosten en budgettering hiervan.

ESG-factoren vormen een integraal onderdeel van het totale beleggingsproces. Op basis van een onder de deelnemers gehouden enquête zijn een aantal thema’s als speerpunten vastgesteld. In 2021heeft het pensioenfonds onder andere ambities vastgesteld ten aanzien van het klimaat, de investering in geselecteerde Sustainable Development Goals en Impact investeringen.  In 2022 is het beleid duurzaam beleggen opnieuw vastgesteld na een zeer diepgaand proces. De NUB’s hebben hierbij vooral gelet op de uitvoering en haalbaarheid van de implementatie van het nieuwe beleid, de aansluiting van het rapportageproces aan de ambities en doelstellingen van het nieuwe beleid duurzaam beleggen en de inbedding van de ESG-risico’s en de klimaat risico’s in het integrale risicomanagement proces.

Aanbevelingen

• Maak in de toekomst een afweging hoe diepgaand een proces tot wijziging van beleid moet worden doorlopen, welke doorlooptijd gewenst is en houd daarbij rekening met de beschikbare bestuurstijd. 
• Houd oog voor mogelijke nieuwe kansen, maar ook risico’s op ESG-gebied.  

Binnen pensioenfonds Meubel verliep de samenwerking tussen de fondsorganen in 2021 niet altijd optimaal. In 2022 is daarom in gezamenlijkheid gekeken hoe de samenwerking kan worden verbeterd. Onder externe begeleiding is gesproken over onder andere de gewenste vergaderdynamiek tussen bestuur en verantwoordingsorgaan en binnen het verantwoordingsorgaan. Dit is door alle partijen als zeer positief ervaren.   
  
Aanbevelingen   

• Houd de tussen bestuur en verantwoordingsorgaan gemaakte werkafspraken goed vast en evalueer de samenwerking geregeld in het overleg tussen de voorzitters van het bestuur en het verantwoordingsorgaan.

In 2020 hebben het kabinet, werkgevers en werknemersorganisaties een pensioenakkoord gesloten met ingrijpende wijzigingen voor het pensioenstelsel tot gevolg. De verwachting is dat de Wet toekomst pensioenen (WtP) in 2023 in werking zal treden. Dit heeft grote impact op de pensioenregeling en uitvoering daarvan door het fonds en uitbestedingspartijen. Het geheel is een meerjarig, omvangrijk en complex traject. Voor 2022 zijn met name het voorbereiden op het transitieplan van sociale partners, de beleidskeuzes van het pensioenfonds aan de orde gekomen en de vraag of TKP en de vermogensbeheerders tijdig zullen zijn ingericht op de gemaakte keuzes.   
  
Wij hebben beoordeeld of het bestuur een tijdig en zorgvuldig besluitvormingsproces faciliteert, met voldoende aandacht voor de belangenafweging. Ook hebben we beoordeeld of er voldoende aandacht gaat naar communicatie met onze deelnemers, voor de voorbereiding van het nieuwe contract en voor de implicaties voor de inrichting van de pensioen- en beleggingsadministraties en het beleggingsbeleid.    
  
De NUB’s zijn verheugd te zien dat het bestuur de voorbereidingen goed en tijdig oppakt en dat hierover structureel overleg plaatsvindt met de kritische uitbestedingspartijen. Hierbij is bijzondere aandacht voor de datakwaliteit. Het halen van de projectplanning is niet vanzelfsprekend, mede gezien de vertraging in het wetgevingsproces. Bij het vaststellen van de premie voor 2023 is rekening gehouden met het nieuwe pensioenstelsel als toekomstig kader. 
  
Aanbevelingen  

• Houd voortdurend aandacht voor de haalbaarheid van de projectplanning en de opvolging van het projectplan datakwaliteit.  
• Monitor voortdurend of de oorspronkelijke projectplanning en doelstellingen (overgang per 1 januari 2025) nog steeds haalbaar zijn, waardoor tijdig kan worden nagedacht over het formuleren van alternatieve scenario’s.  
• Besteed tijdig aandacht aan de inbedding in het gehele project van de vertaling van de resultaten van het risicopreferentie-onderzoek naar risicohouding en beleggingsbeleid.  
• Heb tijdig en voldoende aandacht voor het inrichten van het beleggingsproces onder de WTP en de beleggingsadministratie. 
• Houd periodiek de aandachtspunten van het communicatieplan tegen het licht: sluit dit nog aan bij de actuele situatie en de speerpunten.  
• Communiceer tijdig aan deelnemers vanaf 60 jaar die bezig zijn hun pensioen te plannen, welke keuzes zij hebben en de mogelijke gevolgen van een keuze voor een bedrag ineens.  

Pensioenfonds Meubel heeft de ambitie om een digitaal pensioenfonds te worden. Datakwaliteit en informatiebeveiliging zijn hierbij belangrijke pijlers. Hierbij is voldoende kennis, aandacht, actie en prioriteit nodig bij de belangrijke uitvoerders. Dit ziet niet alleen op de administrateur, maar ook vermogensbeheerders, custodian, bestuursondersteuning en adviseurs. Het intern toezicht heeft met name aandacht besteed aan het proces en de tijdsplanning voor het op orde brengen van de huidige datakwaliteit, en de inrichting van datakwaliteitssystemen bij bovengenoemde partijen en of er voldoende aandacht is voor informatiebeveiliging. Ook binnen het fonds zelf moet voldoende awareness zijn voor (het belang van) de informatiebeveiliging.   
  
De NUB’s zien dat er een degelijk projectplan datakwaliteit is opgesteld volgens de laatste inzichten. Maar ook dat de planning en uitvoering hiervan veel aandacht vraagt. Ook het IT-beleid is herijkt. Het bestuur en het verantwoordingsorgaan hebben awareness sessies gevolgd op het gebied van cybersecurity.  Het bestuur monitort en stimuleert dat TKP blijf voldoen aan de verwachtingen van het fonds op dit gebied.   
  
Aanbevelingen

• Houd de vinger aan de pols om vertraging in de uitvoering van het projectplan datakwaliteit te voorkomen.

In 2021 is een nieuw meerjarenbeleidsplan opgesteld. De jaarplannen voor 2022 zijn hierop gebaseerd. In het meerjarenbeleidsplan zijn de ambities samenbinding door strategisch
relatiemanagement en bouwen aan partnership opgenomen. Dit mede om een goede relatie met de huidige en eventuele toekomstige sectoren te onderhouden. Daarbij is het van belang om voldoende concrete (jaar)plannen en doelstellingen op te stellen en deze ook na te leven. De NUB’s hebben in hun toezicht vooral gelet op de uitvoering van de plannen, het behalen van doelstellingen en bewaken van tijdspaden of er voldoende ruimte is voor betrokken partijen en fondsorganen.   
  
De NUB’s constateren dat de jaarplannen in het algemeen goed op schema lopen. Wel is er op een aantal onderwerpen uitloop naar 2023. Dit houdt in de meeste gevallen verband met de complexiteit en te verwachten looptijd van de projecten.  
  
Aanbevelingen   

• Houd de haalbaarheid van plannen in de gaten en durf te prioriteren. 

In het meerjarenbeleidsplan zijn een aantal stappen opgenomen om het proces rondom vermogensbeheer te verbeteren. In 2022 betreft dit meer inzicht te krijgen in de efficiency en effectiviteit van het vermogensbeheer proces en de rollen daarin van de verschillende interne en externe partijen. Naar aanleiding daarvan kunnen eventuele verbeterplannen worden opgesteld. Dit project is traag op gang gekomen. In Q4 2022 is een brainstorm gehouden, waaraan ook de NUB’s op de portefeuille vermogensbeheer hebben deelgenomen. Het onderwerp is dan ook opgenomen in het toezichtplan voor 2023.

De aanpassingen in de normportefeuille moeten worden geïmplementeerd. De NUB’s portefeuillehouders zijn over de uitvoering regelmatig bijgepraat.  De uitvoering is zover als mogelijk gerealiseerd en volgens proces verlopen.

In 2021 heeft het bestuur gekeken naar mogelijkheden om de complexiteit in de pensioenregelingen te reduceren, mede in het kader van datakwaliteit, kostenbeheersing en in het kader van voorbereiding op de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel. Een aantal mogelijkheden hiervoor zijn in 2022 voorgelegd aan sociale partners om besluiten te nemen.   
  
De NUB’s hebben beoordeeld of het bestuur sociale partners heeft gefaciliteerd om te komen tot tijdige en eensluidende besluiten en in hoeverre de doelstelling van vereenvoudiging is behaald.   
  
De NUB’s constateren dat de meeste voorstellen voor vereenvoudiging door sociale partners volgens planning zijn vastgesteld. Een enkel voorstel is nog in behandeling. De goede voorbereiding richting sociale partners lijkt hierin succesvol te zijn geweest.  

Aanbeveling  

• Blijf sociale partners bevragen op onderdelen waar de pensioenregeling vereenvoudigd of gelijk getrokken kan worden