5 Verslag verantwoordingsorgaan

In 2022 is het uitgangspunt geweest om zoveel mogelijk fysiek te vergaderen, afgewisseld met digitale overleggen. Het verantwoordingsorgaan heeft zevenmaal vergaderd. Deze vergaderingen hebben een vaste structuur waarvan de werkwijze en planning is vastgelegd in een werkplan. Het VO start met een eigen overleg en aansluitend vindt er een overleg plaats met het bestuur. In het overleg met het bestuur is ruimte voor vragen, dialoog en bespreking van actualiteit. De voorzitters van het VO stemmen in een vooroverleg met de voorzitters van het bestuur zoveel mogelijk de agenda af. Waar nodig en mogelijk wordt dit overleg ook gebruikt om externen uit te nodigen voor een toelichting of een presentatie. Het VO sluit iedere vergadering af met een evaluatie.

Een afvaardiging van het VO is vertegenwoordigd in het Breed Beraad. Dit laatste is een overlegplatform dat actuele ontwikkelingen op pensioengebied informatief deelt met de betrokken stakeholders van de sectoren Meubelindustrie, Tentoonstellingsbouw, Orgelbouw en Houthandel. Er is viermaal een Breed Beraad vergadering geweest in 2022.

Op 26 april 2023 heeft het VO gesproken met de Auditcommissie en op 31 mei 2023 zijn gesprekken geweest met de actuaris en de accountant. De bevindingen van deze professionals vormen tevens een basis voor het uiteindelijke oordeel wat door het VO is gevormd over het handelen van het bestuur aan de hand van het jaarverslag. 

Het VO volgt de beleidsagenda van het bestuur. Maar daarnaast benoemt het VO ook zelfstandig een aantal speerpunten. Het Verantwoordingsorgaan (VO) heeft in haar vergaderingen van 26 april 2023 en 31 mei 2023 het concept jaarverslag 2022 en bijbehorende documenten beoordeeld en besproken.

Het VO volgt de beleidsagenda van het bestuur. Maar daarnaast benoemt het VO ook zelfstandig een aantal speerpunten. Het Verantwoordingsorgaan (VO) heeft in haar vergaderingen van 26 april 2023 en 31 mei 2023 het concept jaarverslag 2022 en bijbehorende documenten beoordeeld en besproken.

Het bestuur heeft in 2022 het VO door middel van een aantal interactieve workshops de gelegenheid geboden te werken aan verdere deskundigheidsbevordering. In het jaarplan van 2023 wordt wederom een opleidingsprogramma aangeboden voor verdere deskundigheidsbevordering, waardoor het VO in de gelegenheid wordt gesteld haar taken goed te vervullen.  De nadruk zal dan liggen op kennisbevordering rondom de WTP en de rol en verantwoordelijkheden vanuit het Verantwoordingsorgaan in dit proces.

Het VO kijkt terug op een jaar waarin een aantal thema’s speelden zoals besluitvorming rondom toeslagbeleid en richtlijnen van de tijdelijke AMvB, de Governance rondom de samenstelling en werkwijze VO, Pensioen en communicatie en de voorbereidingen voor de overgang naar een nieuw pensioencontract.

In het 4^de kwartaal van 2021 is voorgesteld vanuit het bestuur om de grootte van het VO per 1 juli 2022 terug te brengen van vijftien leden naar negen leden. Deze wijziging heeft in juli 2022 daadwerkelijk plaatsgevonden inclusief een wijziging van het reglement van het VO en het opstellen van een werkplan VO voor 2023. Het VO is tevreden over de open en transparante relatie met het bestuur. De wijzigingen naar een beperktere samenstelling en andere werkwijze van overlegstructuur beginnen hun vruchten af te werpen. Het VO is gegroeid in haar rol en voelt zich hierin ook serieus genomen. In 2023 zal deze positieve grondhouding ertoe kunnen bijdragen dat het VO haar taken op de juiste manier kan uitoefenen, wat zeker in het dossier WTP van belang zal zijn. Het VO wenst wel duidelijkheid over de procedure die zal worden gevolgd wanneer er verkiezingen moeten worden uitgeschreven, ingeval er een VO-lid namens de pensioengerechtigden moet worden aangesteld. 

Vanuit het VO is er de wens om tussentijds eveneens op de hoogte gehouden te worden van het verloop van de realisatie van de begroting en dan met name de positieve en negatieve afwijkingen hierop. Vanuit het bestuur is aangegeven dat zij het VO toe kunnen lichten hoe het bestuur handelt en omgaat met afwijkingen. Het VO vraagt het bestuur na te denken hoe het VO in grote lijnen van de realisatie van de begroting op de hoogte kan worden gehouden.

Het VO is positief over het feit dat de Beleidsdekkingsgraad ultimo 2023 is gestegen van 114,1 % naar 121,0 %. Dit heeft ervoor heeft gezorgd dat er wederom niet gekort hoefde te worden in pensioenaanspraken en pensioenrechten en het mogelijk was om gedeeltelijke toeslagen te verlenen per 1 januari 2023 voor alle sectoren.

Eind 2022 heeft het VO met het bestuur gesproken over de besluitvorming rondom het toeslagbeleid.

Het bestuur heeft de indexatieachterstand en de beleidsdekkingsgraad getoetst aan de regelgeving en het beleid van het fonds ten aanzien van toeslagverlening en besloten om vast te houden aan het reguliere indexatiebeleid en geen gebruik te maken van de tijdelijke AMvB. Het bestuur heeft besloten om het alternatieve ingroeipad zoals gepubliceerd door DNB in verband met de hoge inflatie, toe te passen, waardoor de TBI-grens lager ligt en het fonds meer kan indexeren.

Het VO is uitgebreid toegelicht hoe het bestuur tot deze beslissing is gekomen en is van mening dat het besluit tot toeslagverlening evenwichtig is genomen en rekening houdt met geldende richtlijnen en indexatiebeleid van het fonds. Uiteraard had het VO graag gezien dat een volledige indexatie had kunnen worden toegekend en er gebruik gemaakt had kunnen worden van de mogelijkheid om een voorschot  te nemen op de financiële positie bij invaren. Het VO is van mening dat het bestuur een juiste en evenwichtige afweging heeft gemaakt om te besluiten geen gebruik te maken van de mogelijkheid tot extra indexatie op grond van de tijdelijke AMvB. Verder is het VO van mening dat het bestuur een juiste en evenwichtige afweging heeft gemaakt dat het alternatieve ingroeipad beter past bij het fonds en dat hiervan gebruik is gemaakt. Het VO deelt de mening van het bestuur dat een voorzichtige koers wordt gevaren, waarbij voldoende ruimte wordt gehouden om te kunnen invaren en daarmee om op lange termijn de evenwichtigheid te kunnen garanderen.

Gedurende het boekjaar hebben zich geen ingrijpende wijzigingen voorgedaan. Het VO merkt op dat de overgang naar een eigen kantoor in het midden van het land, de inrichting van een eigen bestuursbureau en de rebranding het bestuur eveneens bezighoudt. Deze wijzigingen zijn ingegeven vanuit de visie van het bestuur op toekomstige ontwikkelingen. Het VO vraagt het bestuur ervoor te waken dat dit de huidige en toekomstige werkzaamheden die nog liggen te wachten voor het bestuur niet in de weg komen te staan. Het VO constateert dat als gevolg van de extra werkzaamheden die de invoering van het nieuwe pensioencontract met zich meebrengt alsmede overige indringende ontwikkelingen zoals de aandacht voor het ESG Beleid en duurzaamheid, het uitvoerend deel van het bestuur zwaar belast wordt naast de reguliere werkzaamheden. Dit brengt een risico met zich mee mocht één van de twee uitvoerende bestuursleden uitvallen. Het VO vraagt het bestuur aandacht te hebben voor het risico van het wegvallen van de sleutelfiguren (keyman risk) en adviseert na te gaan of zij voldoende mitigerende maatregelen hiervoor heeft genomen. 

Ingegeven door de aanbevelingen van zowel de accountant als de actuaris vraagt het VO het bestuur om de hoogte van de opslag voor de kostenvoorziening in de TV reeds in 2023 te heroverwegen.

Het bestuur heeft op basis van het jaarplan 2022 Risicobeheer invulling gegeven aan een aantal doorlopende activiteiten. Daarbij steeds handelend vanuit toezichthouden op de beheersing en integraal risicomanagement. Er is daarbij steeds gekeken naar de mogelijke samenhang van interne en externe risico’s.

Daarbij is scherp gekeken naar de activiteiten van:

• De IT-Officer
• Functionaris gegevensbescherming
• Sleutelfunctiehouder Risicobeheer
• Compliance Officer

Daarnaast is ingezet op het verder ontwikkelen van het ‘Digitaal’ Pensioenfonds en het herijken van SIRA  op de risicoanalyse gericht op de integriteitsrisico’s. Het VO is over deze activiteiten op een gestructureerde wijze op de hoogte gehouden tijdens de gezamenlijke overleggen met het bestuur en eveneens door een extra toelichting door de portefeuillehouder Risicobeheer. Het VO verzoekt het bestuur scherp zicht te houden in het kader van datakwaliteit op de afronding van de overgang van Centric naar TKP die de afgelopen periode de nodige niet geplande aandacht vroeg.

Het bestuur heeft in 2022 invulling gegeven aan de verdere ontwikkeling van ESG en MVB binnen de portefeuille Vermogensbeheer. Het VO is door het jaar heen op een heldere en transparante wijze meegenomen in dit proces. In een workshop is door de UB Vermogensbeheer een toelichting gegeven hoe de verschillende onderdelen in elkaar grijpen. Het VO vraagt het bestuur om het VO actiever mee te nemen wanneer er sterke fluctuaties in het vermogen zijn zodat zij zich eerder  een duidelijk beeld kan vormen over de ontwikkelingen binnen het vermogen van het Pensioenfonds en de mate waarin daarbij een evenwichtige belangenafweging door het bestuur is gemaakt.

Het VO is verheugd dat het nieuwe pensioencontract in 2022 meer invulling heeft gekregen. Het Pensioenfonds stuurt nog steeds aan op een transitiedatum van 1 januari 2025 naar een solidaire premieregeling, ondanks het uitstel van de ingangsdatum WTP met een halfjaar en verschillende onzekerheden die er nog zijn over invulling op lager niveau van de wet. Het VO is van mening dat 2023 een belangrijk jaar zal worden, waarin de besluitvorming van sociale partners en bestuur op diverse onderwerpen van belang zal zijn. Het bestuur heeft, ondanks dat de nieuwe Wet Toekomst Pensioenen nog steeds niet was vastgesteld, het jaar 2022 gebruikt om diverse onderwerpen voor te bereiden in aanloop naar verdere besluitvorming. Het VO is tijdens haar gezamenlijke vergaderingen op de hoogte gehouden van de status en belangrijkste ontwikkelingen van het project. Het VO beveelt aan om te komen tot een nog betere dossieropbouw waarbij de overwegingen bij de diverse beleidsvarianten, de gehanteerde doelstellingen en uitgangspunten expliciet worden gemaakt. Door het verstrekken van de volledige WTP documentatie in Indeqa, is daarbij een grote stap in de goede richting gemaakt. 

In 2022 heeft het VO een positief advies afgegeven over het communicatiebeleidsplan 2023-2026. Dit plan sluit aan bij het strategisch meerjarenbeleidsplan 2022 – 2025 en de tevredenheidsonderzoeken die zijn gehouden waarin de informatiebehoefte van deelnemers en werkgevers inzichtelijk is gemaakt. In de voorbereiding naar het communicatiebeleidsplan is in een sessie met een delegatie van het VO gesproken over de strekking van het plan en is input van het VO gevraagd. Het VO heeft onder andere aandacht gevraagd voor de niet-digitale deelnemer en de groep mensen die moeite hebben met het begrijpen van pensioeninformatie. Deze input is verwerkt in communicatiebeleidsplan. Het VO zal in 2023 hier specifiek aandacht voor blijven vragen ook in het licht van de digitalisering van het fonds en het onderwerp keuzebegeleiding wat komende periode een belangrijk rol zal gaan spelen. Het VO vraagt het bestuur om de komende periode extra te communiceren over de WTP en de gevolgen voor de deelnemers en de keuzes die daarbij gemaakt moeten worden per leeftijdscohort en categorie. Het VO vraagt het bestuur in haar communicatie een positief tegengeluid te vormen tegenover de negatieve informatie die in de media te horen is over het nieuwe pensioenstelsel. Verder vraagt het VO om in haar communicatie eveneens de werkgevers apart te informeren.

Het VO heeft haar oordeel gevormd op basis van de voorgelegde concept vergaderstukken in de vergadering van 26 april 2023 en 31 mei 2023. Het oordeel is gebaseerd op hetgeen vermeld is in:

• Concept Bestuursverslag 2022
• Concept Jaarrekening 2022
• Concept Actuarieel rapport 2022 TKP
• Concept Rapport waarmerkend actuaris over het boekjaar 2022 Mercer
• Concept beoordelingslijst Prudent Person over het boekjaar 2022 Mercer
• Concept Accountantsverslag 2022 Mazars

Het VO geeft een oordeel over:

• Het handelen van het bestuur aan de hand van het jaarverslag, de jaarrekening en andere informatie, waaronder de bevindingen van het intern toezicht.
• Het door het bestuur uitgevoerde beleid en de beleidskeuzes voor de toekomst.

Het VO waardeert de inbreng van bestuursleden tijdens de vergaderingen en is verheugd dat in 2023 de aanwezigheid van de Niet Uitvoerende Bestuursleden tijdens de vergaderingen van het VO is toegenomen. Het VO gaat ervan uit dat deze positieve tendens in de komende periode zal worden voortgezet. Het VO is te spreken over de uitgebreide rapportages, presentaties en rapporten en toelichting daarop. Het stelt het VO in staat om de dialoog met het bestuur beter te voeren. De sfeer in de gesprekken met het bestuur is open en daarmee waardevol voor het VO.

Het VO is positief over het gevoerde beleid en de uitvoering daarvan en de toelichting en terugkoppeling daarop door het Bestuur. Het VO is van mening dat het bestuur in 2022 op verantwoorde en evenwichtige wijze de belangen van alle genoemde groepen in haar besluitvorming heeft gewogen.

Het bestuur heeft kennisgenomen van het verslag van het Verantwoordingsorgaan (hierna: VO). De grote betrokkenheid van het VO bij het fonds en de goede constructieve samenwerking stelt het bestuur zeer op prijs. Het bestuur is tevreden over de open en transparante relatie met het VO en het positieve oordeel vanuit het VO, dat het bestuur in 2022 op evenwichtige wijze is omgegaan met de belangen van alle belanghebbenden en in die geest de beleidskeuzes voor de toekomst heeft gemaakt. Het bestuur kijkt terug op een jaar waarin het VO op constructieve wijze de diverse thema’s heeft behandeld zoals de besluitvorming rondom toeslagbeleid en richtlijnen van de tijdelijke AMvB, de Governance rondom de samenstelling en werkwijze VO, Pensioen en communicatie en de voorbereidingen voor de overgang naar een nieuw pensioencontract. Het bestuur neemt de aanbevelingen vanuit het VO graag ter harte.

Het VO heeft een paar aandachtspunten opgenomen in het verslag over boekjaar 2022. Daarop gaan wij graag in.

De wijze waarop er gehandeld wordt wanneer een VO-lid namens de pensioengerechtigden moet worden aangesteld heeft het bestuur reeds schriftelijk kenbaar gemaakt aan het VO.

Het bestuur is actief bezig met kostenbeheersing en heeft dit als speerpunt opgenomen in het jaarplan financiële opzet 2023 als nadere uitwerking van het meerjarenbeleidsplan 2022-2025. Per kwartaal is er een Cost Control overleg geïnitieerd met ingang van 2023 met de uitvoerende bestuursleden en een afvaardiging van de niet-uitvoerende bestuursleden vanuit de diverse portefeuilles. Het bestuur neemt de vraag vanuit het VO mee in dit Cost Control overleg om te bepalen welke informatie op welke manier richting het VO kan gaan.

Het bestuur is zich bewust van het risico van het wegvallen van de sleutelfiguren (keyman risk zoals bij het wegvallen van één van de uitvoerend bestuursleden). De uitvoerend bestuursleden worden ondersteund door adviseurs en de niet-uitvoerende bestuursleden. Daarnaast zorgt het bestuursbureau voor de nodige ondersteuning die de belasting voor de uitvoerend bestuursleden verlicht en daarmee de taken beter verdeelt. Het bestuur beoordeelt in 2024 of er een 3^e uitvoerend bestuurslid nodig is, zoals is opgenomen in de opvolgingsplanning. Verder is het bestuur alert op de totale belasting, door andere projecten en werkgroepen beperkt te houden in piekperiodes. Deze periode is overigens verschillend voor de uitvoerend bestuurslid vermogensbeheer en uitvoerend bestuurslid Risk en P&C.

Momenteel loopt het project Datakwaliteit, met externe ondersteuning en conform de eisen van DNB. In het toezichtplan van de niet-uitvoerende bestuurders 2023 is het onderwerp Datakwaliteit ook opgenomen. Hierin geven de niet-uitvoerende bestuurders aan dat in het kader van de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel er voldoende aandacht dient te worden besteed aan de vraag of er, naast het op orde brengen van de huidige datakwaliteit, voldoende kennis, aandacht, actie en prioriteit is om bij de belangrijke uitvoerders de datakwaliteit op orde te krijgen. Dit ziet niet alleen op de administrateur, maar ook op vermogensbeheerders, custodian en adviseurs. De niet-uitvoerende bestuurders hebben hiervoor volgende toezichtvragen geformuleerd:

• verloopt het project datakwaliteit conform planning?
• heeft het bestuur voldoende oog voor de bijbehorende (project)risico’s?
• wordt de integraliteit met het project WTP voldoende geborgd (met name qua tijdslijnen en tijdige escalatie)?
• is er voldoende aandacht voor datakwaliteit voor het deel vermogensbeheer in aanloop naar het nieuwe pensioencontract?

Het bestuur heeft in de jaarwerkvergadering van het VO en bestuur de daling van het vermogen in 2022 toegelicht. Dit is sterk gedaald als gevolg van de gestegen rente. De stijgende rente gaat gepaard met een hogere dekkingsgraad en een afname van het vermogen. De daling van het vermogen moet ook in relatie worden gezien tot de financiële positie. Door de stijgende rente hoeft het fonds minder te reserveren voor de toekomstige pensioenuitkeringen. De verwachting is dat een stijgende rente in het nieuwe pensioenstelsel leidt tot een daling van het vermogen per deelnemer, maar dat de verwachte pensioenresultaten op peil blijven of stijgen.

Het bestuur heeft de volledige WTP-documentatie in de vergadertool van het pensioenfonds aan het verantwoordingsorgaan beschikbaar gesteld. Daarnaast is er een besluitvormingsdocument opgesteld waarin de genomen besluiten met overwegingen inclusief evenwichtige belangenafweging zijn opgenomen. Het bestuur neemt deze aanbeveling ter harte in het gehele WTP-traject.

Het bestuur blijft ook in 2023 aandacht hebben voor de niet-digitale deelnemer en de groep mensen die moeite hebben met het begrijpen van pensioeninformatie. Dit in het licht van de digitalisering van het fonds en het onderwerp keuzebegeleiding dat komende periode een belangrijk rol gaat spelen. Het bestuur besteedt in de communicatie vanuit het WTP-traject aandacht aan de gevolgen voor de deelnemers en de keuzes die daarbij gemaakt moeten worden door de diverse groepen deelnemers en informeert daarnaast de werkgevers.