2. Organisatie

Bovenstaand een schematische weergave van de structuur van het pensioenfonds eind 2024. De fondsorganen en portefeuille(houder)s worden hierna afzonderlijk besproken, de overige betrokkenen bij Oak Pensioenfonds worden besproken in hoofdstuk 18 'Andere betrokkenen'.

Overlegstructuur tussen het pensioenfonds en de betrokken sociale partners
Oak Pensioenfonds kent vier aangesloten sectoren met elk een eigen cao en overlegstructuur. Oak Pensioenfonds en een afvaardiging van de sociale partners van deze sectoren ontmoeten elkaar in het Breed Beraad. Tijdens de overleggen van het Breed Beraad wordt voornamelijk informatie uitgewisseld. De sociale partners komen daarna (vaak per sector) tot hun besluitvorming.

Daarnaast kent Oak Pensioenfonds sinds 2021 een uitvoeringstechnisch overleg. Hier wordt de uitvoering van de pensioenregelingen afgestemd tussen pensioenfonds, sectoren en pensioenuitvoeringsorganisatie (PUO).

Oak Pensioenfonds spreekt met de sociale partners gezamenlijk ook separaat met de diverse, individuele brancheorganisaties en werknemersorganisaties. Dit levert over en weer waardevolle inzichten op en zorgt ervoor dat wordt ingegaan op de branche-specifieke aangelegenheden.

Bemensing fondsorganen
Bestuur
De bestuurssamenstelling is in het verslagjaar gewijzigd.

• De heer P.W. de Geus is benoemd als UB’er met de portefeuilles vermogensbeheer en financiële opzet. Deze rol werd voorheen vervuld door de heer R.G.A. van Dijk.
• De heer H. Kempen is benoemd als NUB’er met de portefeuilles vermogensbeheer en financiële opzet. Hij heeft hierin de rol overgenomen van de heer P.W. de Geus.
• Mevrouw C. Notenboom is toegetreden tot het bestuur als NUB’er met de portefeuille pensioen en communicatie. Deze rol werd voorheen vervuld door mevrouw D. Gunaydin.

In 2024 zijn er een drietal herbenoemingen geweest.

• Mevrouw P. A. de Bruijn is voor de derde maal herbenoemd als onafhankelijk voorzitter.
• De heer P. Priester is voor de tweede maal herbenoemd als uitvoerend bestuurslid.
• De heer D.A. Roodenrijs is voor de tweede maal herbenoemd als niet-uitvoerend bestuurslid en tevens locovoorzitter.

Verantwoordingsorgaan
De heer P. Riphagen, vertegenwoordiger van werkgevers, heeft de positie van de heer C. Kuipers overgenomen. Deze tussentijdse vervanging volgt uit een eerdere afspraak over de werkgeversvertegenwoordiging van de verschillende sectoren. 

Verder heeft mevrouw I. van Gerwen het vicevoorzitterschap overgedragen aan de heer J. van der Ree.

Geschiktheid en diversiteit
De veranderende wereld betekent dat ook de eisen aan de geschiktheid van bestuursleden veranderen en dat continue bijscholing nodig is. Oak Pensioenfonds heeft daartoe een geschiktheidsbeleid vastgesteld met een bijbehorend opleidingsplan. In 2024 heeft het bestuur zich tijdens een themadag verder verdiept in specifieke onderwerpen zoals de algemene strategie van Oak Pensioenfonds en maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO).

In januari 2024 heeft het bestuur in de vorm van een workshop een externe zelfevaluatie uitgevoerd. Daarbij zijn de huidige competenties beoordeeld en daaruit bleek dat het aantal competenties is gegroeid. Afgesproken is een verdere uitwerking te maken van een rangschikking naar kerncompetenties en overige competenties.

In 2023 zijn drie bestuursleden gestart met de CPE-opleiding (Certified Pension Executive). Deze opleiding hebben ze in 2024 succesvol afgerond.

Het verantwoordingsorgaan heeft zich gedurende een themadag verder verdiept in de thema’s Wtp en MVO. Tevens hebben ze een zelfevaluatie uitgevoerd.

Onderdeel van geschiktheid is ook dat het bestuur als collectief voldoende divers is samengesteld. Het bestuur bekijkt het begrip diversiteit vanuit diverse perspectieven en streeft naar een divers bestuur, omdat diversiteit bijdraagt aan de kwaliteit van de besluitvorming. Oak Pensioenfonds kent een diversiteitsbeleid dat niet alleen ziet op leeftijd en geslacht, maar ook op een diverse culturele achtergrond en persoonlijkheid als ervaren dan wel nieuwe bestuurder. Het streven naar meer diversiteit in de samenstelling van de fondsorganen is regelmatig onderwerp van gesprek met de diverse stakeholders bij Oak Pensioenfonds. Bij de benoemingen heeft het bestuur ook dit verslagjaar hiermee rekening gehouden. Binnen het bestuur is dit de diversiteit ten goede gekomen. Deze diversiteit kenmerkt zich door twee vrouwen in het bestuur en twee bestuursleden die jonger zijn dan 40 jaar. In het verantwoordingsorgaan hebben nu twee vrouwen zitting en is één lid jonger dan 40 jaar.

Het bestuursmodel
Oak Pensioenfonds hanteert het omgekeerd gemengd bestuursmodel. In dit model bestaat een duidelijke scheiding tussen de inhoud van de pensioenregeling (vast te stellen door de sociale partners), beleidsvorming door het pensioenfondsbestuur (het bestuur), de uitvoering van het beleid (door de uitvoerend bestuursleden) en het intern toezicht waarin de pariteit is vertegenwoordigd (door de niet-uitvoerend bestuursleden). De niet-uitvoerende bestuurders wordt in de interne toezichtstaken ondersteund door een onafhankelijke auditcommissie. In het verantwoordingsorgaan is de verantwoording en medezeggenschap ondergebracht.

Het bestuursbureau ondersteunt het bestuur en de operationele -, portefeuille - en werkgroepoverleggen bij de uitvoering van hun taken. Het bestuursbureau zorgt voor het plannen en coördineren van de activiteiten op bestuurlijk niveau en heeft een beleidsvoorbereidende en adviserende rol.

De sociale partners
De sociale partners bepalen de inhoud van de pensioenovereenkomst (voorheen: de pensioentoezegging). Zij dragen ook de niet-uitvoerend bestuursleden voor, met uitzondering van de onafhankelijk voorzitter en het bestuurslid namens pensioengerechtigden.

De betrokken sociale partners (werkgevers en werknemers) zijn:

• Koninklijke CBM (Interieurbouw en Meubelindustrie);  
• CLC Vecta (Tentoonstellingsbouw);
• VON (Vereniging Orgelmakers Nederland);
• Koninklijke VVNH (Vereniging van Nederlandse Houtondernemingen);  
• FNV;
• CNV.

Samenstelling bestuur
Oak Pensioenfonds kent twee onafhankelijke uitvoerend bestuurders en zeven niet-uitvoerend bestuurders, waaronder de onafhankelijk voorzitter. De uitvoerend bestuurders en de voorzitter zijn onafhankelijke professionals, dat wil zeggen dat zij niet verbonden zijn met de voordragende organisaties. Vijf niet-uitvoerend bestuurders worden voorgedragen door de werkgevers- en werknemersorganisaties en één niet-uitvoerend bestuurder wordt voorgedragen door de leden van het verantwoordingsorgaan die de pensioengerechtigden vertegenwoordigen.

Het bestuur is op 31 december 2024 als volgt samengesteld.

Benoeming
Het bestuur heeft in de statuten vastgelegd langs welke procedure bestuursleden worden benoemd, geschorst of ontslagen.

Bestuursleden worden voor vier jaar benoemd. Benoeming vindt plaats op basis van het voor het desbetreffende bestuurslid geldende functieprofiel en na positieve toetsing door DNB. Bij de voordracht en/of de benoeming zijn diversiteit in de samenstelling naar leeftijd en geslacht en complementariteit in geschiktheid belangrijke uitgangspunten. Geschiktheid gaat daarbij voor diversiteit.

Daarnaast is de directeur van het bestuursbureau, mevrouw J. Kersseboom, benoemd tot medebeleidsbepaler. Zij is verantwoordelijk voor de portefeuille Financiële Opzet en vormt samen met de uitvoerende bestuursleden het UB Plus.

Niet-uitvoerend bestuursleden (NUB’ers)
Werkgevers- en werknemersorganisaties dragen vertegenwoordigers voor die worden benoemd door het bestuur. De vertegenwoordiger namens de pensioengerechtigden wordt door het bestuur benoemd op voordracht van de vertegenwoordigers van de pensioengerechtigden in het verantwoordingsorgaan. De onafhankelijk voorzitter wordt benoemd en ontslagen door de niet-uitvoerend bestuursleden. De onafhankelijk voorzitter is geen vertegenwoordiger van de belanghebbenden bij Oak Pensioenfonds.

Uitvoerend bestuursleden (UB’ers)
De NUB’er benoemen de UB’ers. Een uitvoerend bestuurslid kan worden ontslagen door de niet-uitvoerend bestuursleden, na het horen van het desbetreffende lid en het tweede uitvoerend bestuurslid.

Stemmen
Alle bestuursleden hebben een stem, met dien verstande dat de aanwezige werkgeversbestuursleden gezamenlijk evenveel stemmen uitbrengen als de aanwezige werknemersbestuursleden gezamenlijk uitbrengen.

Onafhankelijkheid en integer handelen
Het bestuur stelt zich bij het uitoefenen van haar taak onafhankelijk op en zorgt dat Oak Pensioenfonds uitsluitend handelt ten behoeve van al haar belanghebbenden. Het bestuur inventariseert daartoe jaarlijks de (neven)functies van de bestuursleden. Het overzicht daarvan is het vinden in hoofdstuk 17 ‘Nevenfuncties’.

De taken en bevoegdheden van het bestuur zijn bepaald in de statuten en de governance nota van Oak Pensioenfonds.

Vergaderdata, studiedagen en overige bijeenkomsten
Het bestuur heeft in 2024 veertien keer vergaderd (fysiek en digitaal) inclusief twee thema- en opleidingsdagen (fysiek) die gewijd waren aan diverse onderwerpen.

Daarnaast namen bestuurders deel aan operationele -, portefeuille – en werkgroepoverleggen gerelateerd aan specifieke aandachtsgebieden. Verder waren er informele contactmomenten onder meer via conference calls.

In 2024 heeft het bestuur vier keer met het verantwoordingsorgaan vergaderd. Daarnaast is er een themadag georganiseerd voor het verantwoordingsorgaan.

Portefeuilles
Voor een goede werking van het omgekeerd gemengde model zijn de activiteiten binnen het fonds onderverdeeld in vijf portefeuilles waaraan portefeuillehouders (per portefeuille uitvoerende en niet-uitvoerende bestuurders) zijn gekoppeld, te weten:

• Financiële opzet;
• Governance en compliance;
• Pensioenregeling en communicatie;  
• Risicobeheer;
• Vermogensbeheer.

De uitvoerend bestuursleden voeren het beleid van Oak Pensioenfonds uit gerelateerd aan een specifieke portefeuille. De niet-uitvoerend bestuursleden houden toezicht op de uitvoering van dit beleid en de werkzaamheden die door of namens Oak Pensioenfonds worden uitgevoerd. Zij staan de uitvoerend bestuurders bovendien met raad bij en fungeren in die zin ook als klankbord.

DB-overleg
Het dagelijks bestuur (DB) bestaat uit de onafhankelijke voorzitter, de uitvoerende bestuurders en de directeur bestuursbureau. Dit overleg is verantwoordelijk voor de regievoering en de coördinatie voor een beheerste governance. Daaronder valt ook de relatie met toezichthouders. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het werkgeverschap richting de directeur bestuursbureau.

Onafhankelijk voorzitter
De onafhankelijke voorzitter ziet toe op een goede samenstelling en het functioneren van het bestuur en is namens het bestuur eerste aanspreekpunt voor het verantwoordingsorgaan. 

UB Plus-overleg
Het UB Plus bestaat uit twee uitvoerende bestuurders plus de directeur van het bestuursbureau. Het UB Plus is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid ten aanzien van de hun toegewezen portefeuilles, zoals dit is vastgelegd in de jaarplannen, inclusief de daarbij behorende begroting. Het UB Plus voert hun taken uit in overeenstemming met de wettelijke eisen en binnen de door het bestuur vastgestelde kaders en beleidsdocumenten van het pensioenfonds. In dit ruime kader bewaken zij de uitbestede werkzaamheden en handelen zij operationele zaken af. Daarnaast zijn de uitvoerende bestuurders verantwoordelijk voor de beleidsvoorbereiding op deze portefeuilles. De uitvoerende bestuurders leggen verantwoording af aan de niet-uitvoerende bestuurders. 

Het bestuur kan (tijdelijke) werkgroepen instellen. Een werkgroep kan zich laten bijstaan door externe deskundigen.

Oak Pensioenfonds kende dit verslagjaar de volgende (tijdelijke) werkgroepen:

• Werkgroep Monitoring tijdsbeslag: deze werkgroep evalueert jaarlijks het tijdsbeslag van het bestuur als input voor de feitelijke beloning in het daaropvolgende kalenderjaar.
• Stuurgroep Wtp: deze stuurgroep monitort het proces rondom de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel
• Projectgroep Cardano-BlackRock: deze werkgroep heeft het overgangsproces begeleid naar de nieuwe fiduciair vermogensbeheerders. Hierbij is Oak Pensioenfonds overgestapt van Cardano naar BlackRock.  

Het intern toezicht is in het omgekeerd gemengd model belegd bij het niet-uitvoerend deel van het bestuur. De niet-uitvoerend bestuursleden stellen zich bij de uitoefening van de toezichttaak onafhankelijk op.

Taken en verantwoordelijkheden De taken van de niet-uitvoerende bestuurders bestaan uit twee hoofdthema’s:

1. Toezicht
   De niet uitvoerende bestuursleden houden toezicht op:
   • de uitvoering van het beleid door de uitvoerende bestuursleden;
   • de algemene gang van zaken in het pensioenfonds;
   • adequate risicobeheersing en evenwichtige belangenafweging;
   • de financiële informatieverschaffing.
     
     
2. Raadgeving
   Vanuit hun portefeuille verantwoordelijkheid staan zij het UB Plus met raad ter zijde.

De niet-uitvoerend bestuursleden leggen over hun toezichtstaken verantwoording af aan het verantwoordingsorgaan.

Onafhankelijke auditcommissie
De onafhankelijke auditcommissie fungeert als sparringpartner van de niet-uitvoerend bestuurders op in ieder geval drie expertisegebieden: risicobeheersing, beleggingsbeleid en financiële opzet. Om haar functie op een goede manier te kunnen uitoefenen heeft de auditcommissie meerdere bevoegdheden:

• Zelf onderzoek doen in het kader van haar faciliterend toezicht of in opdracht van de niet-uitvoerend bestuurders;
• De niet-uitvoerend bestuurders gevraagd en ongevraagd adviseren;
• Toegang tot alle informatie die nodig is voor uitoefening van haar taken; en
• Het jaarlijks opstellen van een auditplan met voor het toezicht relevante thema’s.

De auditcommissie bestaat per 31 december 2024 uit drie onafhankelijke externe deskundigen: 

Het lidmaatschap van de auditcommissie eindigt na maximaal vier jaar. Herbenoeming is maximaal twee keer mogelijk voor telkens vier jaar.

De auditcommissie kwam in 2024 vier keer digitaal bijeen met de niet-uitvoerend bestuursleden. Daarnaast stemde de auditcommissie onderling af via e-mail en telefonisch.

In het verantwoordingsorgaan is de verantwoording en medezeggenschap belegd. In het verantwoordingsorgaan zijn de deelnemers, de pensioengerechtigden en de werkgevers vertegenwoordigd.

Het verantwoordingsorgaan bestond in 2024 uit negen leden, waarvan:  

• 3 namens de deelnemers;
• 3 namens de pensioengerechtigden; en
• 3 namens de werkgevers.

De deelnemers en de pensioengerechtigden zijn evenredig op basis van onderlinge getalsverhoudingen vertegenwoordigd in het verantwoordingsorgaan.

Het verantwoordingsorgaan bestaat per 31 december 2024 uit de volgende leden:

De heer P. Riphagen is per 1-10-2024 is toegetreden. De overige leden zijn per 1 juli 2022 (her)benoemd.

Algemeen
Het bestuur heeft de inrichting (onder meer samenstelling en stemverhouding), de taken en de bevoegdheden van het verantwoordingsorgaan vastgelegd in de statuten van Oak Pensioenfonds. Het bestuur heeft een reglement voor het verantwoordingsorgaan opgesteld en gepubliceerd op de website van Oak Pensioenfonds, te vinden onder het kopje ‘downloads’ of ‘juridische informatie, beleid en documenten’.

Het aantal maximale zittingstermijnen voor een VO lid is beperkt tot maximaal een periode van 12 aaneengesloten jaren (maximaal 2 herbenoemingen).

Taakomschrijving van het VO
De belangrijkste taak van het verantwoordingsorgaan is het geven van een oordeel over het handelen van het bestuur ten aanzien van het gevoerde beleid, de wijze waarop het beleid is uitgevoerd en de beleidskeuzes voor de toekomst. Het verantwoordingorgaan geeft jaarlijks schriftelijk zijn oordeel. Het verantwoordingsorgaan baseert zijn oordeel op het jaarverslag van het pensioenfonds, de jaarrekening en overige informatie. Het oordeel samen met de schriftelijke reactie van het bestuur is onderdeel van de jaarverslagcyclus.

Het bestuur stelt het verantwoordingsorgaan in de gelegenheid advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit over:

1. het beleid inzake beloningen;
2. de vorm en inrichting van het intern toezicht;
3. het vaststellen en wijzigen van een interne klachten- en geschillenprocedure;
4. het vaststellen en wijzigen van het communicatie- en voorlichtingsbeleid;
5. gehele of gedeeltelijke overdracht van de verplichtingen van het pensioenfonds of de overname van verplichtingen door het pensioenfonds;
6. liquidatie, fusie of splitsing van het pensioenfonds;
7. het sluiten, wijzigen of beëindigen van een uitvoeringsovereenkomst;
8. het omzetten van het pensioenfonds in een andere rechtsvorm, bedoeld in artikel 18 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek ;
9. de samenstelling van de feitelijke premie en de premiecomponenten;
10. het wijzigen van het reglement van het verantwoordingsorgaan;
11. de jaarlijkse toeslagverlening; en
12. vermindering van de verworven pensioenaanspraken en pensioenrechten.
13. de adviesrechten onder j., k. en l. betreffen bovenwettelijke rechten.

Het verantwoordingsorgaan stelt een jaarplan op. Hierin staan de taken en bevoegdheden en het normenkader. Verder staan in het jaarplan de werkwijze van het VO en de speerpunten voor het lopende kalenderjaar.

Uitgangspunten
Het beloningsbeleid van Oak Pensioenfonds is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:

• De vergoedingen van fondsorganen en uitbestedingsrelaties zijn in overeenstemming met de werkzaamheden, het risicoprofiel, de doelstellingen, het langetermijnbelang, de financiële stabiliteit en de prestaties van het pensioenfonds als geheel en moedigen niet aan tot het nemen van meer risico’s dan voor het pensioenfonds aanvaardbaar is.
  • Zo wordt bijgedragen aan een deugdelijk, prudent en doeltreffend bestuur.
• De beloning van de leden van fondsorganen staat in redelijke verhouding tot de gedragen verantwoordelijkheid, het tijdsbeslag en de aan de functie gesteld eisen en is afgestemd op de omvang en de organisatie van Oak Pensioenfonds.
• Het beloningsbeleid is passend gelet op de bedrijfstakken waarvoor Oak Pensioenfonds de pensioenregeling uitvoert. Oak Pensioen hanteert voor leden van de fondsorganen geen prestatie gerelateerde beloningen. Er worden geen ontslagvergoedingen verstrekt.
• De beloning(scomponenten) voor de uitvoerende bestuursleden worden bepaald door het niet uitvoerende deel van het bestuur. Die van de niet uitvoerende bestuursleden, onafhankelijk voorzitter, auditcommissie en het VO door het algemeen bestuur.
• Het fonds houdt zich aan Verordening (EU) 2019/2088 van 27 november 2019 inzake informatieverschaffing over duurzaamheid in de financiële dienstensector (SFDR). De beloningsstructuur zet niet aan tot het nemen van buitensporige risico’s in verband met duurzaamheidsrisico’s. De beloning is niet afhankelijk van het al dan niet nemen van duurzaamheidsrisico’s.

Beloning 2024

Beloningen dienen duurzaam, passend en in redelijke verhouding te staan tot verantwoordelijkheid, functie-eisen en tijdsbeslag. Hieronder volgt een schematisch overzicht van de vaste vergoedingen van de leden van de verschillende fondsorganen van Oak Pensioenfonds. Daarna wordt per orgaan ingegaan op de omvang van de vergoeding van de individuele bestuursleden.

Bestuur
De vergoedingen worden bepaald aan de hand van een inschatting van het feitelijke tijdsbeslag – uitgedrukt in FTE – en de vervangingswaarde voor een middelgroot fonds op een marktconform niveau.

• 0,25 FTE voor een niet-uitvoerend bestuurslid (NUB), m.u.v. de onafhankelijk voorzitter;
• 0,6 FTE voor de onafhankelijk voorzitter die tevens niet-uitvoerend bestuurslid is;
• 0,5 FTE voor het uitvoerend bestuurslid (UB) met de portefeuilles Vermogensbeheer en Financiële opzet;
• 0,7 FTE voor het uitvoerend bestuurslid (UB) met de portefeuilles Pensioenregeling & communicatie en Risicobeheer.

De vervangingswaarde 2024 is vastgesteld op € 159.015 bij 1 FTE en geldt voor alle bestuurders. 

Van uitvoerende bestuurders en de onafhankelijk voorzitter verlangt Oak Pensioenfonds een expertniveau op onderdelen. Zij ontvangen daarom tevens een experttoeslag van € 12.141 (op voltijdbasis). De beloningen (vervangingswaarde en experttoeslag) worden jaarlijks geïndexeerd op basis van de CBS cao-loonindex Nederland. Alle bestuurders hebben recht op een kilometervergoeding van € 0,28. Oak Pensioenfonds betaalt geen andere emolumenten aan de bestuursleden. Kosten voor pensioenopbouw, kantoorkosten e.d. dienen zij uit de bestuursvergoeding te betalen.

Daarnaast is in het beloningsbeleid opgenomen dat het bestuur een vergoeding kan toekennen voor tijdelijke extra werkzaamheden, zoals het deelnemen aan extra werkgroepen.

De bestuursleden hebben in 2024 in totaal € 524.750 aan reguliere vergoedingen ontvangen (2023: € 538.291) exclusief reis- en verblijfkosten.

Auditcommissie
Leden van de auditcommissie ontvangen een vaste jaarlijkse beloning van € 10.011 per lid. De beloning van de voorzitter van de auditcommissie bedraagt € 12.013. 

De leden van de auditcommissie hebben in 2024 in totaal € 32.035 aan vergoedingen ontvangen (2023: € 30.080).

Verantwoordingsorgaan
Leden van het verantwoordingsorgaan ontvangen een vaste vergoeding van € 4.960 per jaar plus een kilometervergoeding van € 0,28.

Voor de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter is een toeslag van toepassing van respectievelijk 25% en 10%. 

De leden van het verantwoordingsorgaan hebben in 2024 in totaal € 46.383 aan reguliere vergoeding ontvangen exclusief reis- en verblijfkosten (2023: € 43.552).

Het pensioenfonds dient zorg te dragen voor een beheerste en integere bedrijfsvoering en heeft TriVu in dat kader benoemd tot externe compliance officer. Het pensioenfonds heeft een eigen gedragscode die op de website is gepubliceerd onder het kopje ‘downloads’ en ‘juridische informatie, beleid en documenten’. De gedragscode heeft tot doel om gewenst gedrag te stimuleren en ongewenst gedrag te voorkomen. Dit draagt bij aan het integer functioneren van het pensioenfonds en het waarborgen van de goede naam en reputatie.

Op grond van de gedragscode zijn ultimo 2024 34 personen aangewezen die als verbonden persoon onder de gedragscode van het pensioenfonds vallen. Over 2024 hebben deze verbonden personen een verklaring van naleving van de gedragscode ingevuld en ondertekend waarbij meldingen ten aanzien van de gedragsnormen zoals nevenfuncties, geschenken, uitnodigingen en privébelangen zijn vastgelegd. Uit de insidertoetsing zijn geen onregelmatigheden voortgekomen. Verder beschikt het pensioenfonds, naast de gedragscode, over compliance documenten zoals een compliance charter, een integriteitsbeleid, een incidentenregeling en een klokkenluidersregeling. De systematische integriteitsrisicoanalyse (SIRA) is in 2024 geactualiseerd.

In de halfjaarlijkse rapportages over 2024 zijn mijn bevindingen en een aanbeveling voor 2025 opgenomen. Ik heb naar aanleiding van de door mij uitgevoerde toetsing de volgende bevindingen:

1. De meldingen die de verbonden personen in 2024 hebben gedaan, vallen binnen de normen van de gedragscode van het pensioenfonds.
2. Het pensioenfonds beschikt over toereikende en actuele compliance documenten, alleen het compliance charter wordt in 2025 nog geactualiseerd.
3. Per 2025 is de gedragscode herijkt. Dit proces heeft in 2024 plaatsgevonden. Voor 2025 is de aanbeveling gedaan om de aanpassingen in de gedragscode bij alle verbonden personen nog eens onder de aandacht te brengen.

Zevenbergen, 13 maart 2025

TriVu

H. Pullen

Compliance Officer

De Code Pensioenfondsen is opgesteld door de Pensioenfederatie en de Stichting van de Arbeid (STAR) en wettelijk verankerd. De Monitoringcommissie Code Pensioenfondsen ziet toe op de naleving van de Code met als doel de verhoudingen binnen pensioenfondsen transparanter te maken. De Code legt de nadruk op het gedrag van bestuurders, intern toezichthouders en belanghebbenden in de verantwoordingsfunctie. De Code kent 8 thema’s waarbinnen de verschillende normen zijn gerubriceerd. De Code Pensioenfondsen dateerde van 2018 en is per 1 januari 2024 herzien.

Maatschappelijke ontwikkelingen beïnvloeden ook de normen voor “goed pensioenfondsbestuur”. Daarom is per 1 januari 2024 de Code Pensioenfondsen herzien. De actualisering ziet op de volgende onderwerpen:

1. Centraal stellen van de belanghebbenden
2. Duurzaamheid
3. Diversiteit en inclusie

De thematische indeling is gewijzigd:

1. Goed zorgen voor het pensioen van belanghebbenden;
2. Goed besturen;
3. Effectief intern toezichthouden en controle uitoefenen;
4. Verantwoording en inspraak organiseren;
5. Effectief functioneren van fondsorganen.

Daarbinnen is de ordening van de onderliggende normen aangepast. Gekozen is om aan te sluiten bij de driehoek: bestuur, intern toezicht en verantwoording.Pensioenfondsen leven de Code na op basis van het ‘pas toe of leg uit-beginsel’. Een pensioenfonds past de normen van de Code toe of zet in het jaarverslag gemotiveerd uiteen waarom een norm niet (volledig) is toegepast. Oak Pensioenfonds leeft zo goed als alle normen na en verklaart in de relevante paragrafen hoe deze naleving bewerkstelligd wordt.

De Code Pensioenfondsen nodigt pensioenfondsen uitdrukkelijk uit om bij een aantal normen jaarlijks in verhalende (beschrijvende) zin te rapporteren over de naleving van die norm. Hieronder worden de drie belangrijkste normen kort toegelicht.

• Norm 1: Missie, visie, strategie Het fonds heeft in 2021 een concrete missie, visie en strategie opgesteld. Deze is te vinden in hoofdstuk 1.2 'Profiel: missie, visie, strategie'. In 2025 wordt dit onderdeel herijkt. 
   
  
• Norm 4: Kennen van voorkeuren van belanghebbenden Oak Pensioenfonds vindt het belangrijk om de voorkeuren van de belanghebbenden mee te nemen in de beleidsvoering. In het Breed Beraad, een periodiek overleg tussen het bestuur en de sociale partners,  gaat het fonds op constructieve wijze de dialoog aan met de verschillende branches. Op deze wijze verkrijgt Oak Pensioenfonds belangrijke kennis en inzichten uit de achterban. Oak Pensioenfonds toetst deze informatie aan haar missie, visie en strategie en wijzigt deze indien nodig.
  
  
• Norm 34-35: Diversiteits- en inclusiebeleid Oak Pensioenfonds heeft een schriftelijk beleid op het gebied van diversiteit en inclusie. Hierbij is rekening gehouden met geslacht, gender, leeftijd en sociaal-culturele achtergrond. Tevens is in het geschiktheidsbeleid opgenomen dat bij de samenstelling van het bestuur als geheel complementariteit en diversiteit een rol spelen. Zodanig heeft zowel het bestuur als VO twee vrouwelijke leden. Tevens heeft het bestuur twee leden en het VO één lid onder de 40 jaar. Het beleid wordt periodiek herijkt en evalueert tussentijds of de planmatige aanpak voldoende is.   

In bepaalde gevallen wijkt Oak Pensioenfonds af van normen uit de Code. Hieronder wordt dit kort per norm toegelicht.

• Norm 37: Zittingstermijnen De statuten bieden bestuursleden van Oak Pensioenfonds de ruimte tot een derde, maar met een maximale zittingstermijn van twaalf jaar. Bij de overgang naar het omgekeerd gemengde bestuursmodel, is een getrapt rooster van aftreden vastgesteld, dit ter bevordering van de bestuurlijke continuïteit. De eerste zittingstermijn is daardoor voor een aantal bestuursleden geen vier jaar maar korter. Door drie herbenoemingen toe te staan met een totale maximale zittingstermijn van twaalf jaar, wordt niet aan de letter van de norm voldaan, maar wel aan de geest. De bestuurlijke continuïteit in het achterhoofd houdend, hebben er in 2024 twee herbenoemingen plaatsgevonden die de maximale zittingstermijn overschrijden. Dit is besloten met het oog op de complexe overgang naar het nieuwe pensioenstelsel. Beide herbenoemingen zijn goedgekeurd door DNB.
  
  
• Norm 38: Benoemings- en ontslagprocedures Oak Pensioenfonds volgt de benoemingsprocedures die zijn opgenomen in Bijlage B2 bij de Code Pensioenfondsen 2024, behalve op de volgende punten:
  • De onafhankelijk voorzitter wordt niet voorgedragen door de uitvoerend bestuursleden, de uitvoerend bestuursleden worden wel gehoord. Hiermee zijn de niet uitvoerend bestuursleden meer betrokken bij deze benoeming.
  • Benoeming van de leden van het verantwoordingsorgaan geschiedt door het voltallige bestuur en niet door de uitvoerend bestuursleden.

Projectstructuur
Oak Pensioenfonds heeft ten behoeve van de transitie Wtp een projectstructuur ingericht teneinde een beheerste en integere transitie te borgen en hierover regie te kunnen voeren. Deze projectstructuur bestaat uit een stuurgroep die maandelijks bijeenkomt. Hieraan nemen een vertegenwoordiging van het bestuur en het bestuursbureau deel onder voorzitterschap van de onafhankelijk voorzitter van het fonds. De stuurgroep voert de regie over een aantal werkgroepen waarin ook de adviseurs en de uitbestedingspartners van het fonds participeren. De dagelijkse projectleiding wordt gevoerd door de directeur van het bestuursbureau, een uitvoerend bestuurder en een tijdelijk hiervoor aangestelde projectleider. De projectleiding borgt de betrokkenheid van de verschillende gremia (verantwoordingsorgaan, Breed Beraad), de sleutelfunctiehouders en de uitbestedingspartijen. De projectleiding verzorgt verder de communicatie van en naar de toezichthouders (de AFM, DNB) waaronder de behandeling van het invaarverzoek.

Indiening DNB
Oak Pensioenfonds heeft per 28 juni 2024 het formele invaarverzoek bij DNB ingediend met de wettelijk vereiste documenten zoals het implementatieplan en ons invaarsjabloon. De beoogde invaardatum is 1 januari 2026. Het implementatieplan is in juli 2024 op de website gepubliceerd onder ‘nieuwe regels voor pensioen’, ‘nieuws en belangrijke documenten’. Met de indiening van het invaarverzoek zit Oak Pensioenfonds ruim voor de wettelijke gestelde deadline en wordt ook aan de beoordelingstermijnen van DNB voldaan. Op 5 december 2024 heeft DNB schriftelijk laten weten dat het invaarverzoek compleet is bevonden en dat is overgegaan op de inhoudelijke beoordeling. Deze inhoudelijke beoordeling loopt door in 2025, waarbij Oak Pensioenfonds een beschikking van geen bezwaar verwacht in de zomer van 2025.

Communicatie
Oak Pensioenfonds heeft een communicatieplan voor het Wtp‑traject opgesteld. Dit plan borgt dat deelnemers op een structurele en gerichte wijze worden geïnformeerd over het nieuwe stelsel. Vastgelegd is hoe Oak Pensioenfonds zijn deelnemers meeneemt in de overgang naar de nieuwe regels. Het plan omvat de gehele overgangsperiode: vanaf het moment van indienen van het communicatieplan bij de AFM tot en met een aantal maanden na de feitelijke overgang.

De deelnemers worden meegenomen in de veranderingen die het nieuwe pensioenstelsel met zich meebrengt, maar er wordt ook duidelijk gemaakt wat hetzelfde blijft. Daarnaast geeft Oak Pensioenfonds de deelnemers inzicht in de persoonlijke gevolgen van de overgang. Doel is te borgen dat deelnemers realistische verwachtingen hebben van hun pensioen onder de nieuwe regels en ervaren dat Oak Pensioenfonds het huidige pensioen zorgvuldig omzet naar de nieuwe regels.

Het communicatieplan is in 2024 goedgekeurd door de AFM. Op 11 juli 2024 is de publicatie van het communicatieplan bekend gemaakt via een digitale en fysieke mailing. Ook heeft Oak Pensioenfonds een nieuwsbericht en LinkedIn post verstuurd. Dit communicatieplan wordt continu gemonitord en indien nodig   zodat het op een adequate manier blijft aansluiten bij het implementatieproces.

Het belangrijkste communicatiemoment in 2025 is ‘Inzicht in je pensioenbedragen vooraf’. De communicatie hierover staat momenteel ingepland voor het vierde kwartaal van 2025. 

Risicobeheersing
Ieder project kent risico’s. Het is daarom belangrijk de risico’s in kaart te brengen en te monitoren. Dit geldt zeker in het Wtp-traject dat veel afhankelijkheden met andere partijen kent. Oak Pensioenfonds heeft voor de risicobeheersing van het Wtp-traject een apart risicodashboard ontwikkeld. De mate van risicobeheersing bij de voortgang van het project wordt hiermee gemonitord. Het dashboard is een middel om te sturen op de beheersing van de risico’s die gepaard gaan met het project. In 2024 zijn met name de gereedheid van de uitvoeringsorganisatie en de haalbaarheid van de planning belangrijke risico’s. Het pensioenfonds en de uitvoeringsorganisatie bespreken onder meer per kwartaal de risicoanalyse Wtp. De risico’s vragen ook in 2025 de aandacht van het fonds, zodat een beheerste en integere transitie kan worden gegarandeerd. Positief zijn de betrokkenheid en het onderling vertrouwen met betrekking tot de stakeholders en de besluitvorming bij de sociale partners en het bestuur. In 2024 heeft de sleutelfunctiehouder Risicobeheer in het kader van de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel opinies uitgebracht over:

• Het communicatieplan voor de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel;
• De ERB die het doel heeft inzicht te krijgen in de relevante risico’s bij de transitie naar Wtp;
• De haalbaarheid van de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel, met als belangrijk onderdeel de IT‑readiness;
• Het strategisch beleggingsbeleid 2026 – 2028;
• De datakwaliteit: de procedures en de risicobeheerfunctie;
• Het implementatieplan Wtp inclusief de Agreed Upon procedures (AUP).

In december 2024 heeft Oak Pensioenfonds van DNB groen licht gekregen op het verzoek tot invaren in het nieuwe pensioenstelsel.