9.1. Inleiding
Oak Pensioenfonds kent een omgekeerd gemengd model met een onafhankelijke voorzitter. De niet-uitvoerende bestuurders en de uitvoerend bestuurders (UB’s) vormen samen het algemeen bestuur van Oak Pensioen. In een omgekeerd gemengd model maakt het intern toezicht integraal onderdeel uit van het algemeen bestuur van Oak Pensioenfonds. De niet-uitvoerende bestuursleden (NUB’s) besturen én houden toezicht.
De NUB’s zijn dus actief betrokken bij het besturen van Oak Pensioenfonds. Zij worden hierdoor in een vroegtijdig stadium betrokken bij het besluitvormingsproces en houden toezicht op de uitvoering van de jaarplannen van de diverse portefeuilles en bijkomende werkzaamheden door de uitvoerende bestuurders. In de jaarplannen staan de activiteiten van Oak Pensioenfonds in enig jaar: zij vormen samen met de thema’s uit het meerjarenbeleidsplan de basis voor de toezichthoudende rol van de NUB’s. In hun toezichthoudende rol worden de NUB’s ondersteund door een onafhankelijke auditcommissie.
Het NUB neemt bij de uitvoering van zijn taak te allen tijde de Code Pensioenfondsen in acht.
9.2. Werkwijze intern toezicht
9.2.1. Organisatie en personele bezetting
De NUB’s en UB’s werken in een portefeuille-overlegstructuur, waarbij voor iedere portefeuille met een jaarplan wordt gewerkt. Binnen deze portefeuilles wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen de taken van de UB’s en de NUB’s. tijdens de portefeuille overleggen is nadrukkelijk tijd gereserveerd voor het interne toezicht. Tijdens de overleggen tussen de NUB’s en de leden van de auditcommissie worden de bevindingen, opvolging en rapportages periodiek besproken. De invulling van de portefeuilles voor de NUB’s was in 2024 als volgt:
| Portefeuille | Financiële opzet | Governance & Compliance | Pensioenregeling & Communicatie | Risicobeheer | Vermogensbeheer |
|---|---|---|---|---|---|
| Mevrouw P.A. de Bruijn - Nooteboom | x | ||||
| De heer D.A. Roodenrijs | x | x | |||
| De heer H.A. Kempen | x | x | |||
| De heer M. de Jong | x | ||||
| De heer M. Pet | x | x | |||
| De heer L.C.M. Leisink | x | x | |||
| Mevrouw C. Notenboom | x |
9.2.2. Overlegstructuur
Voor elk portefeuille overleg is er overleg tussen de NUB’s op de portefeuille en het betrokken lid van de auditcommissie. Niet-uitvoerend bestuursleden en de leden van de auditcommissie overleggen bovendien vier maal per jaar over onder meer het toezichtplan, de bevindingen en meer algemene toezichtthema’s.
9.3.3. Verantwoording
De niet-uitvoerende bestuursleden leggen aan het verantwoordingsorgaan verantwoording af over het interne toezicht. Dit gebeurt gedurende het jaar in overleggen tussen (niet-uitvoerende) bestuursleden en de leden van het verantwoordingsorgaan. De niet-uitvoerende bestuursleden lichten daarin de actuele thema’s toe. Daarnaast wordt verantwoording afgelegd door middel van dit toezichtverslag.
9.3. Toezichtjaar 2024: belangrijkste zaken naar toezichtthema
Het intern toezicht is verdeeld in de thema’s: monitoring projecten, monitoring uitvoering en monitoring RUN. Binnen deze thema’s zijn aandachtsgebieden geformuleerd die aansluiten bij de verschillende jaarplannen van de portefeuilles. In het toezicht van het NUB komen deze uiteindelijk weer samen.
9.3.1. Monitoring projecten
In 2024 hadden we de volgende projecten:
- Wtp;
- Datakwaliteit;
- DORA;
- Zorgplicht en keuzebegeleiding;
- Gewijzigde vermogensbeheerder en;
- Duurzaam beleggen.
1. Wtp
De transitie naar het nieuwe pensioenstelsel vindt naar verwachting per 1 januari 2026 plaats. Voor een beheerste transitie is een aantal go/no-go momenten geformuleerd. Als de op deze momenten gestelde voorwaarden worden behaald, zal de transitie op 1 januari 2026 daadwerkelijk kunnen worden gerealiseerd. Het bestuur heeft een normenkader vastgesteld op basis waarvan zij gedurende het gehele traject tot het uiteindelijke bestuursbesluit de evenwichtigheid toetst en onderbouwt. Veel werk is verricht voor het indienen van het invaarverzoek en bijbehorende volledigheidstoets van de toezichthouder. Het NUB houdt toezicht op het proces van de bestuurlijke besluitvorming. Daarbij komt naar voren dat het bestuur oog houdt voor de inrichting van dit bestuurlijke proces via de stuurgroep Wtp als vooruitgeschoven post. Het NUB ziet dat het bestuur goed op de hoogte wordt gehouden van de ontwikkelingen in dit veelomvattende en complexe traject waardoor zij adequaat besluiten kan nemen. Indien nodig worden extra overleg en/of besluitvormingsmomenten georganiseerd. Ook daar waar inspanningen van/ richting sociale partners, verantwoordingsorgaan en sleutelfunctiehouders gewenst of noodzakelijk zijn. Tevens stelt het NUB vast dat het bestuur oog houdt voor (extra) beheersmaatregelen door in gesprek te blijven met onze uitvoeringsorganisatie waarbij waar mogelijk wordt opgetrokken met andere pensioenfondsen. In 2025 is een gezamenlijk overleg opgestart met de pensioenuitvoerder en de vijf pensioenfondsen die voornemens zijn per 2026 over te gaan. Het niet uitvoerend bestuur is van mening dat het bestuur een zorgvuldig en uitgebreid Wtp-proces doorloopt, waarbij alle stakeholders worden meegenomen vanuit hun eigen verantwoordelijkheid. Uit het samenspel met de sociale partners, het iteratieve proces met het verantwoordingsorgaan en de interacties met de sleutelfunctiehouders, blijkt dat de vooraf afgesproken bestuurlijke governance juist wordt uitgevoerd.
2. Datakwaliteit
Eén van de belangrijkste onderdelen bij de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel is de borging van de datakwaliteit. De bestaande aanspraken en rechten worden op één moment omgezet naar het nieuwe stelsel. Gebreken in de datakwaliteit kunnen na het moment van transitie grote gevolgen hebben. Met het afronden van de ‘agreed-upon procedures’ (AUP) is een belangrijke stap gezet. Bij het nemen van deze stap was het voor het NUB van belang dat geen cruciale bevindingen uit de AUP zouden voortvloeien. Daarnaast heeft het NUB gezien dat het afgesproken proces ten aanzien van de opvolging van de dataconstateringen zorgvuldig verloopt en een duidelijk verantwoordingsrapportage beschikbaar is over de bevindingen en opvolging. Dit traject is in 2024 opgevolgd, waarbij de eindrapportage in het eerste kwartaal van 2025 wordt afgerond. Het NUB verwacht dat deze rapportage een vertaalslag laat zien naar de bevindingen hoe dit in de stay clean fase wordt opgevolgd om structureel de datakwaliteit te kunnen blijven borgen. Een verantwoording vanuit het UB Plus wordt in Q1 2025 verwacht. Het NUB constateert dat het bestuur ook hierbij haar verantwoordelijkheid neemt en uitvoert volgens het afgesproken kader.
Aanbeveling NUB:
- het monitoren van de stay clean fase voor het structureel borgen van de datakwaliteit.
3. DORA
DORA moest uiterlijk eind 2024 zijn ingebed in de organisatie. Het algemeen bestuur is eind 2024 verrast door de status van de implementatie op gebied van DORA. Het gaat hierbij om het op tijd klaar hebben van zaken zoals een monitoringstool, addenda met onderaannemers en het informatieregister. Het NUB begrijpt enigszins de oorzaak van de vertraging, maar is van mening dat hier gezamenlijk vanuit alle partijen (UB Plus alsook de uitbestedingspartners) over en weer beter verwachtingsmanagement had moeten plaatsvinden. Het NUB heeft gezien dat de meest cruciale onderdelen van DORA tijdig waren geïmplementeerd, maar verwacht wel dat UB Plus zorgt dat de openstaande punten zijn geïmplementeerd. Voor de implementatie heeft het bestuur vanuit prioriteitstelling kerndoelstellingen gedefinieerd en een opinie van de SFH R gevraagd met als doel in Q1 2025 compliant te zijn.
Het NUB ziet dat het UB Plus strakker monitort op de integratie van DORA.
4. Zorgplicht en keuzebegeleiding
Eén van de speerpunten van de Wtp en Oak Pensioenfonds is het bieden van handelingsperspectief aan alle deelnemersgroepen en de aangesloten werkgevers. Op het gebied van zorgplicht en keuzebegeleiding wil Oak Pensioenfonds meer doen dan het wettelijk minimale. Dit omdat besluiten over pensioen een financieel effect hebben op de deelnemer. Keuzes moeten dan ook inzichtelijk zijn vanuit de volledige financiële situatie van de deelnemer. Het NUB staat achter deze strategische visie. Als eerste stap heeft het pensioenfonds in 2024 het videobellen geïntroduceerd. Het videobellen is positief ontvangen. Vanaf 2025 is het pensioenfonds verdergegaan met keuzebegeleiding, zodat het beter aansluit bij de doelstelling van het pensioenfonds. Het NUB staat achter deze uitbreiding van dienstverlening, omdat het aansluit bij de doelen en kernwaarden van Oak Pensioenfonds. Dit vinden we passend bij onze strategie vanuit het meerjarenbeleidsplan. Bij de selectie van de partij is het NUB van mening dat een gedegen proces is doorlopen.
5. Transitie naar Blackrock
In 2024 is de gewijzigde inrichting van de governance van het vermogensbeheer geëffectueerd door de overgang naar Blackrock. De activiteiten van Cardano zijn per 1 juli 2024 naar Blackrock overgegaan. Het NUB heeft meegegeven dat het van belang is te monitoren of een betere efficiëntie en effectiviteit is bereikt na de overgang naar BlackRock. Daarnaast is aandacht gevraagd voor het verankeren en vastleggen van de gewijzigde governance in de governanceprocessen. De transitie naar Blackrock was een veelomvattend proces. Mede door het wisselen van bestuurders op gebied van vermogensbeheer bleek de vergaderplanning van de portefeuille een uitdaging waardoor het moeilijker was om de transitie adequaat te monitoren. Reflecterend is het bestuur tevens tot de conclusie gekomen dat tussen de standaard overleggen een pro actievere houding gewenst was geweest op dit vlak. Overkoepelend is vastgesteld dat een nieuwe bestuurssamenstelling vraagt om aandacht te besteden aan de werking van het bestuursmodel. Het doorleven van het governance en dus het omgekeerd gemengd bestuursmodel stond centraal tijdens de themadag 2025.
Aanbeveling NUB:
- zorg voor (tussentijdse) periodieke updates.
- zorg voor handvatten zodat NUB, UB en bestuur hun rol beter kunnen invullen.
De start van de selectie van een nieuwe custodian was voor de niet-uitvoerend bestuursleden niet inzichtelijk. Volgens de governance is dit ook niet vereist, maar het kan van meerwaarde zijn om ervaringen bij de niet-uitvoerende bestuurdersleden op te halen. De niet-uitvoerende bestuursleden met de portefeuille vermogensbeheer zochten meer comfort in verloop van het proces. Inmiddels zijn er goede werkafspraken gemaakt over het frequenter klankborden tussen het uitvoerende bestuurslid vermogensbeheer en de niet-uitvoerende bestuursleden met de portefeuille vermogensbeheer om te zorgen voor een adequate en werkbare overlegstructuur. Hiermee is de aanbeveling onderdeel van het proces gemaakt.
6. Duurzaam beleggen
Voor 2024 is wederom veel aandacht gegaan naar de activiteiten voortvloeiend uit het beleid duurzaam beleggen en de verplichtingen voortvloeiend uit de SFDR en de EU taxonomy. Het fonds heeft besloten vooralsnog geen landenbeleid in te voeren en is verdergegaan met het uitwerken van impactbeleggen. Dit krijgt ook in 2025 een vervolg.
9.3.2. Monitoring uitbestedingsrelaties
Het bestuur heeft het contact met haar uitbestedingsrelaties geïntensiveerd. Inmiddels is sprake van een jaarlijkse evaluatie i.p.v. 3-jaarlijkse voor alle uitbestedingsrelaties.
Hierbij is duidelijk geworden dat de dienstverlening van de custodian al gedurende een langere periode niet voldeed aan de kwaliteitseisen van het bestuur. Eind 2024 heeft het bestuur daarop besloten om in begin 2025 over te stappen naar een andere custodian.
Daarnaast onderhoudt de directeur van het bestuursbureau periodiek contact met de uitbestedingsrelaties. Het NUB ziet dat de ondersteuning van het bestuursbureau van toegevoegde waarde is op de kwaliteit en relatie. Het bestuur kan zich hiervoor indien nodig, focussen op de knelpunten. Het NUB ziet dat een verbeterslag in de processen van de andere uitbestedingsrelaties is doorgevoerd. Onder meer komt dit tot uitdrukking door de evaluatie te koppelen aan samenwerking en dienstverlening als ook de uitbestedingsrelaties zelf input te laten geven. De investering in de gesprekken over heldere tijdlijnen en complete informatievoorziening is van meerwaarde. De informatievoorziening over de evaluaties biedt hierin inzichten voor het NUB.
9.3.3. Monitoring RUN
Het NUB stellen vast dat het bestuur naast het Wtp-proces voldoende oog houdt voor de reguliere activiteiten. De keuzes die het bestuur maakt vanwege prioritering zijn duidelijk en goed onderbouwd. Dit heeft een positieve weerslag op het bewust maken van keuzes. Reguliere activiteiten worden gemonitord en verantwoord via voortgangsrapportages. De doorontwikkeling van deze manier van verantwoorden krijgt het NUB een duidelijker inzicht van de voortgang. Door het eigen bestuursbureau zijn er korte lijnen die een positief effect hebben op de samenwerking met en de informatievoorziening aan het bestuur. De opzet en vormgeving van informatievoorziening is een stap voorwaarts. Dit komt ook tot uitdrukking bij het opstellen en inzetten van budget en het monitoren hiervan. De doorgevoerde uniformiteit maakt een overkoepelend beeld voor elke niet-uitvoerende bestuurder inzichtelijker, ook op niet directe aandachtsgebieden. De interne processen zijn het afgelopen jaar verder doorontwikkeld en aangescherpt.
Dit heeft uiteindelijk geresulteerd in de governance nota. Dit sluit aan bij de wens tot het vastleggen en inbedden van alle processen in de bestuurlijke governance van het pensioenfonds. Op deze manier is geborgd dat de werking van ons bestuursmodel inzichtelijk is. Vastgesteld kan ook worden dat het bestuursbureau hiermee is ingebed in de governance.
9.3.4. Resumerend beeld intern toezicht
Het NUB blikt positief terug op het afgelopen jaar. Enerzijds op de wijze hoe het bestuur haar rol invult, anderzijds op de doorontwikkeling van haar eigen rolinvulling. Een frisse bestuurlijke blik zorgt voor een verhelderend beeld. Het doorleven van de governance heeft geresulteerd in een nieuw gedegen fondsdocument ‘governance nota’, waar de gehele governance incl. procesafspraken is uitgewerkt. Deze nota biedt de handvatten voor het invullen van de rol door NUB, UB en bestuur.
De aanbevelingen uit het toezichtverslag over 2023 zijn waar van toepassing opgevolgd en ingebed in het proces. De aandacht voor de follow up van trajecten laat zien hoe een project uiteindelijk zijn beslag hoort te krijgen in de reguliere activiteiten. Een voorbeeld hiervan is het verbeteren van gegevensaanlevering door aanvullende controles. Dus van project datakwaliteit naar runactiviteiten in de pensioenuitvoering. Het bestuur heeft meer oog voor het opstellen en inzetten van het budget. Dit proces is onderdeel van de governance nota. Hierdoor ontstaat meer inzicht in de wisselwerking tussen opstarten van activiteiten en het inzetten van budget.
