10. Verslag verantwoordingsorgaan

Het verantwoordingsorgaan van Oak Pensioenfonds bestaat uit 9 leden. De samenstelling van het VO is gedurende 2024 gewijzigd. Daarnaast is per 1 oktober het vicevoorzitterschap overgedragen.

Het verantwoordingsorgaan geeft een oordeel over het door het bestuur uitgevoerde beleid en de beleidskeuzes van het bestuur voor de toekomst. Tevens geeft het verantwoordingsorgaan een oordeel over het handelen van het bestuur aan de hand van het jaarverslag, de jaarrekening en andere informatie, waaronder de bevindingen van het intern toezicht.

2024 stond in het teken van het Wtp-traject om te komen tot een compleet dossier voor het voorgenomen invaarbesluit. Dit was een tijdsintensief traject voor alle organen van het fonds en de stakeholders. 

Het verantwoordingsorgaan kijkt positief terug op 2024. De in 2023 ingezette koers werd voortgezet, met een goed lopende onderlinge dynamiek en samenwerking en een constructieve interactie en dialoog met het bestuur. Dit wordt bevorderd door de aanwezigheid van de bestuursleden in onze gezamenlijke vergaderingen met het bestuur. Ook de open manier van communiceren draagt hier aan bij.

Het verantwoordingsorgaan laat zich ondersteunen door de medewerkers van het eigen bestuursbureau. De korte lijnen maken het mogelijk om ons goed te kunnen voorbereiden op de overleggen Ook de in de vergaderingen gegeven toelichtingen van de externe adviseurs van het bestuur hebben daar aan bijgedragen.

Ook in 2024 werd er weer veel aandacht gevraagd voor het besluitvormingsproces van de transitie naar de nieuwe pensioenregeling en het invaren. We zijn goed meegenomen in het proces en de verdere besluitvormingsmomenten. Zo moesten, als gevolg van het besluit om het transitiemoment te verplaatsen naar 1 januari 2026, een aantal eerder genomen besluiten worden herbevestigd. Het verantwoordingsorgaan heeft hierbij een goede uitleg met aanvullende toelichtingen gehad en heeft uiteindelijk bevestigd dat de eerdere afgegeven adviezen konden blijven gehandhaafd. Het verantwoordingsorgaan blijft de verdere ontwikkelingen van de transitie nauwlettend volgen.

Het verantwoordingsorgaan vindt dat het bestuur ook in 2024 op verantwoorde en evenwichtige wijze de belangen van alle genoemde groepen in haar besluitvorming heeft meegewogen. 

Het verantwoordingsorgaan hanteert een eigen jaarplan. Wij zijn van mening dat we onze rol het beste kunnen invullen in goede dialoog met het bestuur. Transparantie in besluitvorming en evenwichtige afweging van de belangen van alle stakeholders door het bestuur is de norm van het VO. Wij starten met een eigen overleg en in een aantal gevallen vindt aansluitend een overleg plaats met het bestuur. In het overleg met het bestuur is ruimte voor vragen, dialoog en bespreking van actualiteit. De voorzitters van het verantwoordingsorgaan stemmen in een vooroverleg met de voorzitters van het bestuur zoveel mogelijk de agenda af. Waar nodig en mogelijk wordt dit overleg ook gebruikt om externen uit te nodigen voor een toelichting of een presentatie. Het verantwoordingsorgaan sluit iedere vergadering af met een evaluatie.

Een afvaardiging van het verantwoordingsorgaan is vertegenwoordigd in het Breed Beraad. Dit laatste is een overlegplatform dat actuele ontwikkelingen op pensioengebied informatief deelt met de betrokken stakeholders van de sectoren Interieurbouw en Meubelindustrie, Tentoonstellingsbouw, Orgelbouw en Houthandel.

Wij beoordelen de handelwijze van het fonds aan de hand van de volgende criteria:

1. Good governance
2. Evenwichtige afweging van belangen
3. Risico’s beheersen
4. Transparantie en uitlegbaarheid

Naast de vergadermomenten is ook tijd ingeruimd voor kennisbevordering. Het afgelopen jaar hebben we ons verdiept in beleggen onder WTP en keuzebegeleiding. Ook hebben we in 2024 een zelfevaluatie uitgevoerd. 

• 4 vergaderingen
• 4 vergaderingen met het bestuur
• 1 themabijeenkomst
• 4 vergaderingen met het Breed Beraad. Een geleding uit het VO is daarbij aanwezig.

In de VO-vergaderingen werden het gevoerde beleid van het bestuur en de keuzes die het bestuur maakte, beoordeeld en zijn de volgende adviesaanvragen voorgelegd en besproken aan de hand van het vooraf vastgesteld normenkader. De volgende adviesaanvragen zijn in 2024 aan de orde geweest:

Het verantwoordingsorgaan stelt vast dat het bestuur het verantwoordingsorgaan proactief benadert bij de wijze van opzet van de communicatie. Ook informeert het bestuur het verantwoordingsorgaan over de overwegingen die ten grondslag liggen aan de definitieve communicatie. Communiceren is een boeiend proces. Het is van belang om op een prettige manier de juiste boodschap over te brengen.

• Blijvend aandacht houden voor een adequate en duidelijke communicatie over de toeslagverlening.
• Zorg voor een duidelijke visie over de (groei)ontwikkeling van het fonds na het invaren. 

De onderlinge relatie en wijze van samenwerken ervaart het verantwoordingsorgaan als transparant en prettig. Het is goed om vast te stellen dat deze wijze van contact wordt vastgehouden. Ook in 2024 is het verantwoordingsorgaan door het bestuur meegenomen in het hele traject rondom de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel. Deze transparantie houding maakt de ingewikkelde materie toegankelijker. 

We vinden het fijn om te horen dat jullie als verantwoordingsorgaan met een goed gevoel terugkijken op onze samenwerking in 2025. Dit ervaren wij ook zo. Als bestuur staan we voor transparantie in hetgeen we doen. We zetten deze transparante samenwerking dan ook graag voort in 2025.

In onze gezamenlijke vergaderingen zorgt de onderlinge dynamiek en houding voor een constructieve sfeer. We vinden het prettig dat de onderlinge interactie positief is. We houden dit graag vast naar de toekomst toe. We vinden het fijn om te lezen dat jullie het werk van het eigen bestuursbureau waarderen.

De inspanningen in aanloop naar de transitie hebben ook in 2024 veel van ons allen gevraagd. Jullie speerpunten zien we terugkomen in de reactie naar ons, mondeling maar ook in de reactie op verschillende adviesaanvragen. De feedback op onze communicatie nemen we mee.

Tot slot waarderen we jullie betrokkenheid bij het fonds waarbij jullie oog hebben voor de toekomst.